Unikátní znalostní databáze
Pracujte vzdáleně efektivněji než z kanceláře. Společně s předními českými konzultanty jsme pro vás připravili praktické tipy, které vám k tomu pomohou.
Osobní produktivita a zdraví
Ať už tým řídíte nebo jste jeho členem, dodržování pár snadných pravidel vám zvýší produktivitu a udrží vás v psychické kondici.
- Pracujete na tom, co je pro vás důležité. Jinými slovy se soustředíte na své priority, ať už děláte cokoliv. Odmítáte nedůležité potenciální závazky a umíte říct “ne” situacím, které vám nic zásadně dobrého nepřinesou.
- Posilujete vztahy. Ano, vracím se zpět k oxytocinu. Vytváříte a udržujete produktivní vztahy s kolegy, přáteli a rodinou. A zvládáte filtrovat ty, které k ničemu nebudou a jen vám škodí. Mimo jiné je síť vztahů důležitá také jako prevence syndromu vyhoření.
- Pracujete na své fyzické stránce. Dostatečně spíte, jíte zdravě, hýbete se a odpočíváte.
- Dbáte na mentální zdraví. Bavíte se životem, dáváte prostor také svým zálibám, čtete a rozvíjíte se. Nebo třeba chodíte do přírody, kde čerpáte energii.
V dobách, kdy naše pracovní kalendáře často praskají ve švech, je právě work-life balance poměrně náročná disciplína. Nebojte se pro něj využít třeba i ty nástroje, které používáte pro svou práci. Vyhraďte si ve svém kalendáři místo nejen na práci, ale také odpočinek.
Zkuste si nastavit také “stopku” po pracovní době, kdy se budete věnovat čemukoliv dalšímu. Odložíte pracovní nástroje na předem určené místo a do dalšího dne se k nim nepřiblížíte. On i nenápadně se tvářící notebook na kuchyňském stole může vidinu work-life balance jednoduše zbořit. Práce na této disciplíně vyžaduje proaktivní přístup. Nikdo jiný to za vás neudělá - ani šéf, ani rodina.
Předcházejte únavě a vyhoření
Pro mnoho lidí je vyhoření mýtus. Alespoň do doby, kdy jej skutečně zažijí. Ztratíte nadšení, vtip, objeví se nechuť investovat energii do věcí, které jste předtím nadšeně dělali. Objeví se pocit bezmoci, poruchy spánku, nechuť k jídlu a další fyzické příznaky.
Je důležité nevyčkávat, až vyhoření přijde, ale preventivně pracovat na tom, abyste se s ním ideálně nepotkali. Existuje pár jednoduchých principů, jejíž aplikací lze vyhoření předcházet.
Snažte se předcházet vyhoření dodržováním principů níže
Chovejte se ke svému tělo jako k nejlepšímu příteli
Rychlé opakování - dostatečně spěte, přemýšlejte, co jíte a hýbejte se. To, jak bude fungovat vaše hlava, to, jaký budete mít přísun chemikálií štěstí, ovlivňuje to, jak se chováte ke svému tělu.
Mějte síť produktivních vztahů
Ještě předtím, než na vyhoření dojde. Najděte lidi v práci i mimo ni, kteří vás podpoří a nenechají vás v tom. Stejně, jako to v obráceném případě uděláte vy.
Nebuďte stále na příjmu
Nemusíte být nepostradatelní, skutečně ne. Právě neustálá dostupnost, díky které máte jen minimální možnost odpočívat, často vede k vyhoření. Vypněte sem tam telefon, odložte Outlook a užívejte si chvíle o samotě, s přáteli nebo s rodinou.
Najděte si někoho, kdo vám bez milosti dává signály
Signály ve chvíli, kdy je něco špatně. Může to být nejlepší přítel nebo životní partner, který rozpozná, že je něco v nepořádku. Klíčovými signály může být přehaný a až pravidelný křik na děti, viditelná fyzická únava, časté podráždění nebo odmítání pozvání na oběd.
Dělejte si radost
Investujte čas do věcí, které vám dělají radost. Procházky se psem, horká koupel, masáž, kousek čokolády (v přiměřeném množství, samozřejmě) nebo cvičení. Koukejte na oblíbené filmy nebo seriály. Zkrátka to, co vás těší. A dříve, než to bude potřeba.
“Pokud máte špatnou náladu, jděte na procházku. Pokud máte stále špatnou náladu, jděte na další procházku.”
Checklist
[sekce] => produktivita [description] => Pohoda a mentální zdraví ovlivňuje, jak jsme produktivní a pomáhá předcházet vyhoření. [_mtime] => 1640697821 [poradi] => 4 [publikovat] => 1 [url] => jak-se-udrzet-v-psychicke-pohode.cs ) [3] => Array ( [html_title] => Systém práce s úkoly [title] => Systém práce s úkoly [claim] => Neexistuje nic jako univerzální systém. Za posledních pár let spatřilo světlo světa mnoho různých metod a postupů, ze kterých můžete čerpat řadu inspirace. GTD, ZTD, Action Method, Systemist, Bullet Journal… A takto bych mohl pokračovat dál. Berte, co vám funguje a odstraňte zbytečnosti. Protože to, jaký systém budete používat, nesouvisí jen s tím, jak je kvalitní, ale s vaší zkušeností, pracovní pozicí, množstvím informací a aktuální životní situací. [text] =>
Pište si vše, co nechcete zapomenout
Jedno je jisté, hlava je skvělé paměťové médium, ale pokud jde o vybavování si informací ve správný čas a na správném místě, není na ni stoprocentní spolehnutí. Proto, chcete-li hlavě pořídit skvělého parťáka, najděte si co nejjednodušší systém, který jí odlehčí od nutnosti udržovat přehled o vašich závazcích.
Pokud pracujete s jednotkami úkolů, pravděpodobně nepotřebujete nic robustního, vystačíte si s papírovým notýskem a diářem, případně jednoduchým nástrojem, jako jsou třeba Připomínky od Apple nebo Úkoly od Google. Spravujete-li větší množství úkolů, termínů a projektů, rozhodně se vyplatí investovat čas do studia pokročilejších nástrojů, jako je Microsoft ToDo, Things, Omnifocus, Todoist nebo TickTick, které umožňují lepší filtrování úkolů a třeba i sdílení a delegování úkolů.
Zapisujte si, co nechcete zapomenout. Do diáře nebo do poznámek na počítači.
Řídíte-li větší projekty a spolupracujete-li s více lidmi či týmy, sáhněte po robustnějších nástrojích, jako je Trello, Asana nebo české Freelo, které jsou právě pro lepší spolupráci vyvíjeny.
Princip však vždy zůstává stejný. Udržujte systém kompletní, pište do něj vše, na co nechcete myslet a co nechcete zapomenout. Odměnou vám bude skvělý přehled o tom, co a kdy máte dokončit, lepší soustředění a rozhodování o prioritách.
Pravidelně třiďte shromážděné informace
Pokud praktikujete v GTD doporučovaný princip zapisování záležitostí, úkolů a informací do tzv. Inboxu, což je vstupní schránka sloužící právě pro okamžité a bleskurychlé odkládání nahodile přicházejících podnětů, alespoň jednou denně ji zpracujte.
Pro zpracování můžete zvolit jednoduchý 4D princip, který jednak pomáhá s rychlým rozhodováním o tom, co ve svém systému budete dál držet, ale také s minimalizací dlouhých seznamů úkolů. Vezměte nashromážděné informace a postupně se ptejte na čtyři klíčové otázky:
U každého úkolu se zeptejte na tyto klíčové otázky a rozhodněte, jak s ním naložit.
Díky postupnému odbavování nově příchozích záležitostí budete získávat kontrolu nad svými závazky a odměnou vám bude systém, který udržuje kompletní informace o tom, co a kdy chcete stihnout.
Generál Eisenhower využíval obdobný systém a úkoly rozděloval dle urgence.
Dbejte na kvalitu systému
Kvalitní systém není založen na tom, do jaké míry splňuje kritéria nastolená v různých metodikách, ale na tom, že je vám každodenní oporou v rozhodování se, do čeho se ten který den pustíte. Jinými slovy měl by být perfektním zdrojem pro plánování vaší práce. Zároveň umožní vaší hlavě soustředit se na provedení těch nejdůležitějších úkolů.
Co konkrétně by měl váš systém nabídnout?
- Místo, kam rychle a automaticky odkládáte nové úkoly a informace
- Seznam dalších kroků, do kterých jste se rozhodli v budoucnu pustit
- Přehled o termínech, kdy mají být úkoly dokončeny
- Seznam delegovaných úkolů, které chcete kontrolovat
- Přehled potenciálních nápadů, úkolů a projektů, pro které ještě není správný okamžik
Jedině tak pomůže vaší hlavě v tom, aby nemyslela na to, co má udělat, ale na to, jak v rámci dané činnosti dosáhnout co nejlepšího výsledku.
Nebojte se odkládat
Nechte to, co vám zrovna dnes přišlo jako super nápad, uzrát. Vytvořte si ve svém systému místo (třeba seznam Někdy/Možná úkolů), kam budete odkládat nové nápady, a občas se k němu vracejte a nápady znova vyhodnoťte. Uvidíte, že řada z nich vám s odstupem času nepřijde až tak zajímavá. A ty zásadní věci se budou vracet a vykvetou.
Zaveďte týdenní revize
Stejně jako váš dům či byt je dobré i váš systém jednou za čas uklidit. Pro udržení krátkodobé kontroly je dobré vyhradit si na konci týdne čas pro týdenní aktualizaci, tzv. revizi systému.
Během revize je dobré soustředit se na několik jednoduchých kroků:
- Zpracujte nezpracované Inboxy. I když najdete ke zpracování vašich Inboxů čas pravidelně na konci každého dne, stane se, že některé z nich začnou nabývat na objemu. V rámci týdenní revize použijte 4D pravidlo na všechny Inboxy, se kterými pracujete.
- Zkontrolujte delegovanou práci. Vezměte si k sobě seznam delegovaných úkolů, ověřte jejich stav a případně stanovte další kroky, které budou potřeba pro včasné dokončení těch závazků, které jste předali na někoho jiného.
- Projděte si svůj kalendář za posledních 14 dní. Mnohdy vás u toho napadnou nové další kroky, které nebyly po skončení událostí zřejmé. Nebo jste je prostě zapomněli zapsat.
- Zkontrolujte v kalendáři další dva až čtyři týdny dopředu. Měli byste splnit nějaký úkol ještě předtím, než událost proběhne? Pokud ano, máte tento další krok poznamenaný mezi svými úkoly s odpovídajícím termínem? Pokud ne, doplňte jej do svého systému.
- Naplánujte další týden. Víte, co čeho se příští týden pustíte a kdy? Jsou to skutečně ideálně jen ty nejdůležitější úkoly? Mějte alespoň přibližný plán. Protože pokud nevíte, do čeho se pustíte, mnohem pravděpodobněji budete pracovat na věcech, které vám náhodou přistanou na stole a třeba až tak důležité nebudou.
- Prohlédněte si své cíle a záměry. Máte pro práci na nich vyhrazený příští týden prostor? Stačí jeden drobný krok denně. Ale udělejte alespoň něco.
Díky pravidelnému úklidu získáte větší kontrolu nad svými závazky. A uděláte se svého systému ještě lepší oporu.
Přijměte, co je užitečné, zahoďte, co je zbytečné, a přidejte, co je vám vlastní.
Checklist
[sekce] => produktivita [description] => Jak efektivně pracovat s úkoly a nic nezapomenout? [_mtime] => 1640697823 [poradi] => 2 [publikovat] => 1 [url] => system-prace-s-ukoly.cs ) ) 1
Vzdálené řízení týmu
Řízení vzdáleně pracujícího týmu půjde snadno, když si nastavíte pravidelnou rutinu a budete udržovat v jednotlivých úkolech a schůzkách pořádek.
Firemní kultura při práci na dálku
Když se zaměstnanci nevidí, je udržování správné atmosféry ještě důležitější. Týmy budou efektivnější a budou dodávat lepší výstupy.
Nástroje
Vhodné nástroje mají lví podíl na produktivitu i spokojenost. Nepodceňte software ani hardware.
- www.lastpass.com
- www.1password.com (oblíbené hodně u uživatelů Apple, ale funguje i pod Win)
- www.keepass.info
- Pokud používáte Apple, můžete použít vestavěnou Klíčenku. Nicméně pozor, ta vám bude fungovat jen na Apple zařízeních.
Kdy měnit heslo?
Dříve se říkalo, že heslo se má měnit každý týden/měsíc/půl rok. To ale vedlo k tomu, že uživatelé tvořili jednoduchá lehce zapamatovatelná hesla, která různě střídali. Daleko bezpečnější je mít složitější heslo, unikátní a měnit ho v případě, kdy máme podezření, že bylo odhaleno - na což nás může upozornit dvoufázové zabezpečení.
Checklist
[sekce] => nastroje [description] => Cloud je sám o sobě bezpečný, jen je třeba dbát na vhodnou volbu hesla a nastavení bezpečnějšího přihlášení. [_mtime] => 1640697823 [poradi] => 2 [publikovat] => 1 [url] => bezpecnost-v-cloudu-hesla.cs ) [1] => Array ( [html_title] => Co je to cloud? [title] => Co je to cloud? [claim] => V angličtině cloud znamenají oblaka. V počítačové hantýrce je cloud označení pro počítače / servery, které nemáte u sebe ve firmě, ale pronajímáte si úložiště, výpočetní výkon a aplikace od firmy, která má obrovské serverové “farmy”. V cloudu se k vašim emailům, dokumentům a dalším datům dostanete odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení - můžete tak pracovat stejně efektivně, jako byste seděli v práci na firemní síti. [text] =>
Cloud dnes už není jen pouhý prostor na ukládání dat. Postupně se do cloudu přenáší vše. Už nepotřebujeme ve firmě vlastní emailový server, ale využíváme mailové schránky u specializované firmy. Účetní programy už neinstalujeme lokálně na PC, ale přihlašujeme se do online fakturačních programů, jako je Fakturoid (www.fakturoid.cz) nebo iDoklad (www.idoklad.cz). Abychom otevřeli a upravili textový dokument nebo tabulku, nemusíme již instalovat Microsoft Word a Excel, ale lze využít některý z online editorů (otatně, i ten Word a Excel mají své online varianty).
A díky tomu máme své maily, kalendáře, data a dokumenty k dispozici kdykoliv, kdekoliv a na jakémkoliv zařízení. Pokud tedy máme připojení na Internet. Ale i bez Internetu to jde (viz dále).
Ajťáci ze staré školy říkají: Data v cloudu jsou data v čoudu. Nicméně statisticky je větší šance, že přijdete o data na lokálním serveru než o data v cloudu. Firmy, které se cloudem zabývají profesionálně (např. Google a jeho Workspace (dříve G Suite) nebo Microsoft Office 365), řeší například to, že vaše data jsou uložena na několika místech na světě. Kvůli bezpečnosti a rychlému přístupu odkudkoliv. Nabízí se analogie s bankou - peníze již neschováváme pod polštář, ale dáváme je do banky - jsou tam více v bezpečí a banka nabízí více služeb, než náš polštář ;-).
Co moderní cloudové služby umí
Pošta
Emaily jsou základem komunikace. Moderní cloudové systémy vám umožní přístup k vaší schránce z libovolného místa a počítače. Stačí jen internetový prohlížeč. Samozřejmostí je přístup k poště i z mobilního telefonu a tabletu. A samozřejmostí také je, že vaše pošta funguje na vaší doméně. Takže nemusíte používat adresy ve tvaru např. jan.novak@gmail.com, ale jan.novak@vasefirma.cz.
Kalendáře
Kalendáře dnes nejsou jen o tom, že si někam zapíšete své schůzky. Online kalendářové aplikace vám nabídnou termín schůzky s kolegou tak, abyste měli oba čas. Řeší rezervace zasedacích místností, plánování vašeho osobního a pracovního času, práci na projektech, apod.
Úložiště dat
Protože máte data uložena primárně v cloudu, máte k nim přístup odkudkoliv. Pokud jste měli dřív data uložena na harddisku notebooku a ten se pokazil, byli jste nahraní - resp. data byla opravdu v čoudu. U cloudu má poskytovatel několik záloh, nabízí revize dokumentů a obnovu smazaných dat.
Dokumenty, tabulky a prezentace
Moderní cloudové systémy nabízí práci s textovými dokumenty, tabulkami a prezentacemi přímo z prohlížeče. Nemusíte nic instalovat. Navíc může na jednom dokumentu v jeden moment pracovat více uživatelů - a to nejen dokument editovat ve více lidech, ale přidávat komentáře a návrhy na změny či pracovat s revizemi.
Komunikační nástroje
Email je fajn, ale je trochu pomalý. Váš cloudový systém by měl nabízet nástroj pro instantní komunikaci (chat) a videohovory. Ideálně v kombinaci s kalendářem - schůzka v kalendáři se může odehrávat v zasedačce, ale i online. Místo čísla místnosti je v události odkaz na videohovor.
Díky cloudovým aplikacím budete minimálně stejně efektivní, jako byste byli při práci s týmem ve stejné místnosti.
Výhody cloudu
- any place - vaše aplikace a data máte přístupné odkudkoliv, kde je připojení na Internet. Stačí vám pouze internetový prohlížeč. Do cloudu se přihlásíte pomocí svého účtu a hesla. Pamatujte proto na bezpečnou práci v cloudu.
- any device - abyste měli přístup k aplikacím a datům, nejste omezeni pouze na svůj počítač. Například finální kontrolu tohoto dokumentu dělám na telefonu. Stejně tak se ke svým datům dostanu z tabletu nebo půjčeného počítače. Nemusím nic instalovat, vše se odehrává v prohlížeči.
- online spolupráce - moderní cloudové systémy již myslí na to, že bude např. na jedné tabulce pracovat více lidí ve stejný okamžik. Cloud si s tím hravě poradí - nepřepisujete si navzájem poslední verze dokumentů, máte k dispozici nástroje pro komentování, návrhy, revize a podobně. A je jedno, jestli jste na počítači a váš kolega třeba na tabletu.
- bezpečnost - data nejsou umístěna fyzicky na zařízení (notebook, telefon nebo tablet), takže je máte plně pod kontrolou. Např. při ztrátě mobilního zařízení může administrátor toto zařízení od cloudu odpojit a data zůstanou v bezpečí. Další faktor je, že poskytovatelé cloudových řešení za vás řeší zálohování dat nebo ochranu proti virům (např. do Gmailu nedokážete poslat přílohu, která je zavirovaná). Cloudové aplikace nemusíte také aktualizovat - vždy pracujete na nejnovější verzi.
Nevýhody cloudu
- práce bez internetu - častým argumentem proti cloudu je fakt, že bez internetu se nemůžete pracovat. Ale to již není pravda - např. cloudový systém od Google - Workspace (dříve G Suite) - podporuje práci offline. I bez připojení k internetu se dostante k vaší poště a editovat můžete posledních 4000 dokumentů, které jste naposledy otevřeli.
- důvěryhodnost poskytovatele - vybírejte takového poskytovatele, který smluvně poskytuje záruky (dostupnost služby, technická a uživatelská podpora, jasná deklarace, že je v souladu s GDPR). Dívejte se také na to, kdo třeba z vašich obchodních partnerů danou službu používá, poptejte se na zkušenosti.
- bezpečnost - klíče k vašim datům v cloudu jsou v podstatě hesla vašich uživatelů. Pokud budou mít uživatelé jednoduché heslo, je jen otázkou času, než se někdo dostane k vašim datům. Proto moderní cloudové systémy dokáží vynutit bezpečné heslo a podporují tzv. dvoufázové ověřování - pro přístup k datům nestačí pouze heslo, ale i další způsob ověření (např. SMS s kódem na telefon uživatele, jak znáte z většiny bank).
Jaké řešení vybrat?
Pokud vybíráme poskytovatele cloudových služeb, který nabízí práci s poštou, kalendáři, úložiště dat, online spolupráci s dokumenty v týmu a komunikační nástroj (online chat, videohovory), máme dnes v podstatě na výběr ze dvou možností:
- Workspace od Google (dříve G Suite)
- Office 365 od Microsoftu
Obě řešení jsou rovnocenná a ať vyberete kterýkoliv, neuděláte chybu. Workspace (G Suite) mají výhodu v tom, že tento systém zaměstnanci již znají, protože často soukromě využívají Gmail účet, který je zdarma. Workspace na rozdíl od účtu Gmail zdarma nabízí centrální správu, kontrolu nad daty, větší úložiště, technickou podporu a záruky (např. dostupnost aplikací).
Office 365 jsou jasnou volbou, pokud vyžadujete klasické aplikace Microsoft Word a Excel, které jsou de facto standardem. Microsoft totiž ve vyšší edici Office 365 nabízí kromě cloudových aplikací i klasické aplikace pro Windows a MacOS.
Pozor na služby zdarma
Občas se setkáváme s tím, že ve firmách používají cloudové služby zdarma - např. účet Gmail, který je zdarma. Naproti tomu Workspace (dříve G Suite), které obsahují také Gmail jsou placené a primárně určené do firem. U služeb zdarma nemáte většinou garantovanou dostupnost, záruky, technickou podporu, atd. Pamatujte na anglické přísloví “There ain't no such thing as a free lunch.”
Když je něco zdarma, nejste většinou zákazník, ale zboží. Zákazníkem poskytovatele cloudových služeb nejste vy, ale inzerent, který na vás směruje reklamu.
Kdo frčí na cloudu?
Komerční společnosti (Kofola, Price Waterhouse Cooper, DHL, Carrefour, Whirlpool, Ahold, IKEA), technologické firmy (Avast, Konica Minolta, Hewlett-Packard, Seagate Technology, Verizon, Software602, H1.cz), banky (Česká spořitelna, BBVA), tak i státní správa (město Český Krumlov, U.S. Army) nebo školy (Univerzita Karlova v Praze, Univerzita Palackého v Olomouci, 75 z TOP100 univerzit v USA).
Checklist
[sekce] => nastroje [description] => Díky cloudovým aplkacím budete minimálně stejně efektivní jako v kanclu. [_mtime] => 1640697820 [poradi] => 1 [publikovat] => 1 [url] => co-je-to-cloud.cs ) [2] => Array ( [html_title] => Nástroje pro řízení projektu [title] => Nástroje pro řízení projektu [claim] => Nástrojů na project management je celá řada. Pomáhají spravovat projekty, řídit spolupráci na úkolech, delegovat, fungovat efektivněji a aplikovat firemní procesy. [text] =>
Projekt by měl být unikátní, časově ohraničený a s vizí dosažení konkrétního cíle. Pokud se projekty nebo jejich dílčí části opakují, je vhodné se zamyslet nad definicí a používáním procesů – nutí k dodržení „best practices“ a uchování firemního know-how.
Projekt má jasnou a logickou strukturu – nerozpadne se. Proč? Každý ví, co má dělat, odpovědnosti jsou jasné, termíny nekloužou, podklady jsou na jednom místě a snadno dohledatelné.
Šéf má přehled o práci týmu, lépe se mu kontroluje a deleguje díky procesům, případně ví, kolik co stálo času/peněz/energie. To vše vede k efektivnějšímu fungování týmu nebo celé firmy.
Většina nástrojů je flexibilní a neexistuje jedna univerzální cesta, jak je používat. Každý tým funguje jinak, proto je důležité domluvit se na pravidlech používání a efektivní komunikaci.
Obecně se nástroje liší dle toho, jak můžete nahlížet na jednotlivé tasky. Některým týmům bude vyhovovat kanbanové rozdělení ve formátu nástěnek, některým spíš klasický seznam, kde mohou úkoly “odškrtávat.”
Typická je pro projektové nástroje asynchronní komunikace, která je vhodná pro předání a uchování informací či souborů, řešení odpovědností nebo termínů ve firmách a týmech. Mezi další výhody patří méně časté rušení při práci a možnost rychle najít to, co ke své práci každý potřebuje.
Efektivní komunikaci na dálku a řešení úkolů zde můžeme označit za společný cíl všech PM nástrojů. Úkoly se zobrazují buď jako seznam položek pod sebou nebo ve sloupcích, tzv. kanbanu. Po registraci máte běžně zkušební období zdarma na 14 dní až měsíc.
Asana
Asana nabízí několik pohledů na vaše úkoly. A také skvělou mobilní aplikaci.
Komplexní řešení pro řízení spolupráce v týmu. Umožňuje zapisování postupů, díky kterým předchází časté chybovosti a výstupy jsou kvalitnější. Ve srovnání s konkurenčními nástroji je zpracování procesů v Asaně velmi praktické. Umožňuje plánovat, nastavovat milníky, timeline projektu a je vizuálně příjemná. Lze přepínat mezi zobrazením kanban, task list a timeline.
Hodí se pro malé a střední týmy, pro velké týmy může být překážkou cena, pokud chtějí využívat prémiové funkce. Pro tým do 15 uživatelů a pouze základními funkcemi je zdarma. Jakmile se váš tým rozšíří nebo budete chtít spolupracovat na projektech s klienty, už to nebude levná záležitost.
Výhody
- Odhady k úkolům, plánování kapacit
- Nastavení procesů, šablon a opakovaných činností
- Interní komunikace na jednom místě
- Skvělá mobilní aplikace
- Má verzi zdarma
- Možnost přepnout Kanban na Task list či Timeline (podobné jako Gantt)
Nevýhody
- Nemáte přehled napříč organizacemi
- Nelze omezit přístupová práva
- Není v češtině
- Cenová politika (pokud nevyužijete verzi zdarma, platíte za uživatele, tzn. tým o 20 členech vyjde na 270 USD za měsíc).
Trello
Pracovní prostředí Trella se výrazně liší od ostatních nástrojů. Úkoly jsou řešeny formou nástěnek s kartami úkolů (kanban), mezi sloupci se úkoly přesouvají podobně jako papírové lepíky. V základu má Trello jen pár funkcí jako je vytváření úkolů, štítky, filtrování podle data a lidí. Více výhod získáte pestrým výběrem doplňků powerups, za které platíte v závislosti na velikosti týmu.
Hodí se pro osobní úkoly, ale i týmové projekty a sdílení v malé/střední firmě. V základní verzi na 10 nástěnek bez powerups je zdarma. Vzhledem k tomu, že Trello nemá pohled na všechny úkoly napříč nástěnkami, tak se orientace lidí a zpětná kontrola práce trošku komplikuje.
Výhody
- Jednoduché ovládání
- Přizpůsobení pracovní plochy
- Propojení s cloudovými službami
- Mobilní aplikace schopná pracovat i offline
- Množství powerups
- Verze zdarma pro 10 nástěnek
Nevýhody
- Zobrazení pouze v kanbanu (nástěnky se sloupci)
- Horší přehlednost úkolů v kartách
- Absence pohledu napříč nástěnkami
- Absence omezení přístupových práv
- Absence Timeline a Ganttu
- Cena závislá na počtu uživatelů (za tým o 20 členech 250 USD měsíčně)
Basecamp
Velmi populární nástroj na týmové úkoly, sdílení informací, organizaci projektů a firemní komunikaci. Každý úkol má svou vlastní diskuzi s možností odkazování na jednotlivé komentáře. Basecamp je komunikační nástroj, který dokáže nahradit e-mail a zároveň má vlastní chat.
Obstojně tedy kombinuje synchronní a asynchronní komunikaci. Organizuje dokumenty do složek, skupinová oznámení, novinky a nápady shromažďuje na nástěnce zpráv. Umožňuje k úkolu přiřadit více řešitelů. Hodí se pro malé i velké firmy.
Výhody
- Společný chat
- Sdílený kalendář a plánování
- Automatické týmové připomínky
- „Hill Chart“ pro přehled o fázi projektu
- Má omezenou verzi zdarma
- Fixní cena 99 USD za měsíc bez ohledu na velikost týmu
Nevýhody
- Nepodporuje češtinu
- Nesleduje finanční stránku projektu
- Pro menší týmy nákladnější nástroj
- Nemá integrovaný timetracking a výkazy, lze jej napojit na nástroje třetích stran
- Absence funkcí ke komplexnímu projektovému řízení (štítky, podúkoly, Gantt chart/Timeline, kapacity)
- Neumožňuje zobrazit/filtrovat úkoly napříč projekty
Jira
Jira je mocný nástroj, který se hodí pro velké týmy a mnoho způsobů řízení.
Project management software, který patří mezi legendy. Hodí se především SW vývojářům ke sledování dění na projektu a stavu úkolů, evidenci chyb a požadavků, agilní komunikaci. Jira podporuje agilní řízení a má kanban, případně umožňuje do velké míry přizpůsobení na míru požadavků týmu. Bohužel kvůli tomu bývají první kroky s Jirou složitější. Hodí se pro široké spektrum firem.
Dostupná je v placené verzích Cloud nebo Server, máte tedy možnost výběru, kde budou vaše data uložená.
Výhody
- Podporuje kanban
- Flexibilní řešení verze Jira Server
- Spousta integrací
- Komplexní nástroj pro vývojáře
- Verze zdarma
Nevýhody
- Osekané funkce v levnějších verzích
- Administrativní omezení
- Nákladný nástroj
- Absence češtiny
- Složitá počáteční konfigurace
- Cena závislá na počtu uživatelů (za tým o 20 členech 140 USD měsíčně)
Freelo
Česká alternativa k výše zmíněným zahraničním gigantům. Na úvodní stránce se každému zobrazují úkoly napříč projekty, na kterých má pracovat, podobně jako v e-mailovém inboxu.
Freelo.cz - přehledná česká alternativa, kde na vás bude podpora mluvit rodným jazykem
Freelo si zakládá na jednoduchosti a přehlednosti, zároveň je nadupané funkcemi, které jsou k řízení projektů potřeba – řeší finanční stránku projektu, má timetracking, přístupová práva, procesní checklisty, štítky, možnost přepnout kanban i task list, propojení s kalendářem a pokročilé filtrování s pohledy na úkoly napříč projekty.
Freelo je vhodné pro týmovou komunikaci nad úkoly. Díky chytrým podúkolům se na úkolech může podílet více řešitelů a každý ví, kterou část úkolu má vyřešit.
Freelo se hodí pro freelancery, menší a střední firmy. Větší týmy uvítají fixní cenu tarifů, nezávislou na počtu uživatelů. Je celé v češtině, jde přepnout do angličtiny nebo slovenštiny.
Výhody
- Komplexní přehled nad úkoly napříč projekty
- Timetracking, výkazy, rozpočty, fakturace a komplexní přehledy
- Možnost přepnout Kanban na Task list
- Procesní šablony
- Česká zákaznická podpora
- Fixní cena 43 USD měsíčně bez ohledu na velikost týmu
Nevýhody
- Absence Timeline a Ganttu
- Plánování časové kapacity uživatelů
- Propojení s externím úložištěm
- Chybí pokročilejší automatizace
Hodně firem na to zapomíná a přitom je to velmi důležité – nastavení pravidel používání pro jednotlivé nástroje. Každý člen týmu by měl vědět, kdy se jaký nástroj hodí a jak se má používat. Jinak se z komunikačního nástroje může snadno stát rušící prvek, který nadělá víc škody než užitku (časté vyrušování, moc notifikací, příliš dlouhé videohovory).
„Nastavte si svoje komunikační hranice. Jaké kanály jste ochotni používat a kdy. Já třeba neberu neplánované telefony před 13. hodinou. Bál jsem se toho a je to v pohodě, už 4 roky.“
Protipólem je asynchronní komunikace, která je vhodná pro předávání a uchovávání informací, řešení odpovědností nebo termínů. Mezi další výhody patří méně časté rušení při práci a možnost rychle najít to, co ke své práci každý potřebuje.
„Situace kolem Covidu je opruz, to víme všichni. Zároveň vytváří pro lídry jedinečnou příležitost. I digitálně zaostalé týmy teď mohou umazat náskok a v krátké době začít fungovat s možnostmi, které nabízí 21. století. Je dobré využít to naplno.“
Většina nástrojů má možnost chatu i videokomunikace, zpravidla ne obojí umí dokonale. Proto je lepší, zvolit typ nástroje přesně pro danou potřebu (online chat nebo videohovor).
Přečtěte si také
Nastavení komunikace a pravidelChatovací nástroje
Slack
Jde o nejoblíbenější nástroj pro synchronní komunikaci ke spolupráci celého týmu.
Konverzace jsou organizované v kanálech, které mohou být veřejné, soukromé nebo pro vybranou skupinu. Jsou rozdělené podle jednotlivých témat, projektů nebo týmů, a tak díky jasnému obsahu kanálu budete Slack používat efektivně a udržovat jasný cíl. Kanál lze uzavřít a vždy zpětně v konverzacích vyhledávat. Hodí se ke sdílení s klienty i kolegy.
My v CoworkBooking.com používáme Slack a naše prostředí vypadá zhruba takhle.
Základní balíček lze využívat zdarma, jeho funkce jsou však omezené na menší množství zpráv uložených v archivu, možnost propojení s méně aplikacemi, videohovory 1:1 a dvoufázové ověření. Placené tarify mají navíc třeba skupinové hovory se sdílením obrazovky, propojení s celou řadou aplikací, export dat nebo Slack Connect pro bezpečnější propojení s jinými organizacemi. Varianty tarifů jsou navržené pro malé, střední až velké firmy.
Mrkněte na pár tipů ohledně využívání Slacku:
Používejte statusy
Dejte ostatním vědět, jestli jste právě k dispozici. Nastavte svůj status ať ostatní ví, zda se právě plně soustředíte na práci nebo jste na schůzce.
Vypnuté notifikace
Časté vyžadování pozornosti můžete přerušit vypnutím notifikací. Nastavte notifikace jen na přímé zprávy vám nebo když vás někdo zmíní a ponořte se do hluboké práce.
Zmínky
Hodí se pro rychlé rozpoznání, co čeká na vaši reakci. Získejte rychlý přehled, co musíte vyřídit. Oslovte najednou všechny členy kanálu přes @here/@channel (ale opravdu jen když je potřeba oslovit všechny) nebo jen konkrétní kolegy.
Upomínky
Nastavte připomenutí, kdy se chcete zprávě věnovat. Slack vás v budoucnu na zprávu znovu upozorní.
Používejte kanály a vlákna
Udržují společná témata přehledná.
Vlastní roboti
Snadné propojení na skripty a posílání notifikací z jiných systémů. Jste stále v obraze ať jde o nový příspěvek se zmínkou o vás na Twitteru nebo připomínku narozenin kolegy.
Výhody
- Přehledná komunikace v kanálech
- Velké množství integrací na třetí aplikace
- Formátování zpráv
Nevýhody
- Omezené funkce u verze zdarma
- Nepodporuje češtinu
MS Teams
Microsoft Teams je jedním z moderních řešení komplexní týmové komunikace a spolupráce. Poskytuje všechny potřebné nástroje – chat, sdílení souborů, úkoly a videohovory se sdílením obrazovky. Po ruce máte také poznámky, kontakty a další nástroje z balíčku MS Teams.
MS Teams jsou komplexnější než Slack a nabízí propojení s MS Office.
Spolupracujete v týmech a v reálném čase vytvoříte projekty a pozvete do nich kolegy, v rámci projektů komunikaci třídíte do kanálů. V každém kanále je sekce Příspěvky, kde je jedna velká chatovací skupina všech pozvaných uživatelů.
Narozdíl od Slacku jde o komplexní komunikační nástroj. Chat můžete vytvořit soukromý 1:1 nebo skupinový. Díky formátování jsou zprávy velmi přehledné, lze nastavit notifikace nebo je úplně vypnout a soustředit se na práci. V rámci zpráv funguje fulltextové vyhledávání, filtrování, historie komunikace nebo ukládání důležitých zpráv.
Je nutné instalovat aplikaci, která je pro desktop i mobil.
Verze zdarma umožňuje chat a spolupráci, neomezené chatování a vyhledávání, omezený datový prostor na soubory v chatu, sdílení souborů v rámci týmů a kanálů, získáte webovou verzi Wordu, Excelu a PowerPointu, integrované aplikace nebo hovory se sdílenou obrazovkou. Placené tarify nabízejí navíc například aplikace na zvýšení produktivity, lepší zabezpečení, správu uživatelů nebo záznamy schůzek. Hodí se pro malé až velké týmy.
Výhody
- Podpora češtiny
- Propojení se službami Microsoftu
- Vychytaná mobilní aplikace
- Hodí se pro školství, organizaci přednášek a webinářů
Nevýhody
- Pouze pro videohovory příliš komplexní nástroj
- Nutnost registrace
- Nutnost stažení aplikace
- Verze zdarma je pouze s omezenými pokročilými funkcemi
MS Teams bude více vyhovovat, pokud používáte ekosystém od Microsoftu. Teams také doručí komplexnější penzum nástrojů. Cenou za to bude větší složitost. Pokud je primární potřeba pouze skupinové chatování a chcete věci jednodušší a modernější, tak doporučujeme Slack a k tomu případně balík Google Workplace (dříve G Suite).
Nástroje pro videohovory
Google Meet
Nástroj se hodí pro online schůzky, školení nebo webináře.
Schůzku naplánujete v Google kalendáři, zvolíte název schůzky, datum, čas a případně připojíte krátký popis. Následně vytvoříte odkaz pro připojení k online schůzce a pozvaným účastníkům přijde e-mail o naplánované schůzce, s odkazem pro připojení.
Další varianta je vhodná pro okamžité vytvoření schůzky – otevřete webovou stránku Google Meet a na pár kliknutí vygenerujete odkaz ke schůzku, který můžete s kýmkoli sdílet, není třeba nic instalovat.
Pokud znáte jméno nebo e-mail uživatele, ihned ho můžete pozvat do konverzace, videohovoru nebo zavolat přímo na mobil. Pořádat schůzky a připojit se k nim lze také přes mobilní aplikaci.
Pro zákazníky Google Workplace (dříve G Suite) jsou k dispozici rozšíření a další funkce, například větší kapacita schůzek, nahrávání záznamu nebo živé přenosy v rámci domény.
Výhody
- Integrace s Google kalendářem
- Bez instalace
- Možnosti nahrávání a stahování ze záznamu
- Podpora češtiny
Nevýhody
- Omezené funkce ve verzi zdarma
- Limity pro počet účastníků. Ve verzi zdarma je to 100 účastníků
Skype
Patří k nejčastějším volbám, protože je notoricky známý a oblíbený pro své jednoduché používání. Skype můžete začít používat i bez registrace, stačí vygenerovat unikátní odkaz a k hovoru přizvat až 50 účastníků.
Hovor můžete otevřít ve webovém prohlížeči nebo stáhnout aplikaci.
V případě registrace je ke spojení s někým dalším nutné nejprve uživatele uložit mezi své kontakty, což může trochu komplikovat rychlou online schůzku. Se Skype kreditem lze volat na mobil, pevnou linku a psát SMSky po celém světě, stačí mít telefonní číslo.
Běžný Skype je zdarma a je vhodný pro malé a střední týmy. Pro velké/korporátní týmy se hodí varianta Skype for Business, která vám umožní spojit až 250 lidí během jednoho online setkání. Jsou zde navíc pokročilé funkce, za které ale platíte. Cena závisí na počtu lidí připojených k videohovoru.
Výhody
- Celosvětově populární
- Jednoduché používání
- Nahrávání videohovorů a živé titulky
Nevýhody
- Musíte se registrovat
- Nutnost uložit lidi do kontaktů
- Chybí integrace na aplikace
Zoom
Zoom nabízí zdarma 40 minutové meetingy. Můžete je zaheslovat a obvykle dobře běží i na pomalejších připojeních.
Jde o další univerzální platformu, která pokrývá konzultace, přednášky, školení a webináře. Ke schůzce se lze připojit z webového prohlížeče, ale lepší je stáhnout aplikaci, která je dostupná pro desktop i mobil.
Ke schůzce se připojíte přes odkaz v pozvánce, ten má podobu buď linku k okamžitému připojení a lze ho sdílet a nebo jde o unikátní link určený pro jednoho člověka (pro webináře, školení a účastníci schůzky jsou anonymní).
Zoom ve verzi zdarma umožňuje neomezené množství schůzek až pro 100 účastníků v délce do 40 minut. Dále funkce jako sdílení obrazovky, multi-sdílení ostatních uživatelů, psaní na tabuli, nebo waiting room.
V placených tarifech je možné spravovat uživatelské účty, integrovat na školní řídící systémy, reportovat, nahrávání záznamů nebo neomezeně dlouhé meetingy a skrze API můžete Zoom integrovat do vlastních služeb. Hodí se pro freelancery, menší a střední týmy i korporáty a školy.
Výhody
- Pokročilá správa uživatelských účtů
- Automatické nahrávání hovorů do cloudu
- Možnost nastavení přístupů (waiting room, vstup na heslo, dělení místností)
- Integrace na Integromat (automatizace návazných procesů na další stovky služeb)
- Obvykle běží i na pomalejších připojeních tehdy, kdy ostatní nástroje nestačí
Nevýhody
- Nutnost stažení aplikace
- Absence češtiny
- Omezené funkce ve verzi zdarma
- Bezpečnostní problémy
Checklist pro výběr nástroje
„Mnoho týmů stále není dobře připraveno na týmový home office, zejména pokud dosud sázeli hlavně na časté porady a průběžnou osobní komunikaci v kanceláři,“
[sekce] => nastroje [description] => [poradi] => 3 [_mtime] => 1640697821 [publikovat] => 1 [url] => nastroje-pro-synchronni-komunikaci.cs ) ) 1
Vzdálená práce a právo
Praktické tipy a rady od odborníků na slovo vzatých
Znalostní bázi jsme postavili na základě informací od špicek z oboru, kteří sami pracují vzdáleně a všemi porodními bolestmi vzdálené práce si prošli sami. A teď o tom školí.