Unikátní znalostní databáze

Pracujte vzdáleně efektivněji než z kanceláře. Společně s předními českými konzultanty jsme pro vás připravili praktické tipy, které vám k tomu pomohou.

Osobní produktivita a zdraví

Ať už tým řídíte nebo jste jeho členem, dodržování pár snadných pravidel vám zvýší produktivitu a udrží vás v psychické kondici.

Array
(
    [0] => Array
        (
            [html_title] => Efektivní plánování dne
            [title] => Efektivní plánování dne
            [claim] => Žádný plán nevyjde na 100 %. Bez plánu a realizace je však práce na vašich záměrech pouhým sněním. Efektivní plánování nemusí být složitý proces. Stačí se držet pár jednoduchých zásad.
            [text] => 

Identifikujte své nejdůležitější úkoly

Produktivita není jen o výkonu. Klíčové je věnovat se nejpodstatnějším aktivitám, které ve své práci a celkově životě máte. Každý den mějte na svém denním seznamu úkolů alespoň jednu položku, která je podstatná pro vaše dlouhodobé cíle a záměry.

Důležité úkoly

Příklady možných úkolů, které jsou důležité pro vaše dlouhodobé cíle a záměry.

Neberte při plánování v potaz pouze termíny. Nezapomínejte na ty nejdůležitější úkoly, které pevný termín mít nemusí. A právě proto je mnohdy odkládáme na neurčito a později hasíme na poslední chvíli. Jen velmi malé procento lidí nachází dlouhodobé uspokojení v řešení úkolů pod tlakem. I když se to v tu chvíli může zdát jako efektivnější varianta, v dlouhodobém horizontu jsou to právě dokončené úkoly bez ohledu na vnější tlak (způsobený termínem, autoritou nebo životní situací), díky kterým se cítíte lépe.

Není však cílem svůj den zaplnit pouze těmito závazky. V takovém případě byste poté mohli ohrozit práci na termínovaných úkolech, případně by se nedostávalo na nejnutnější operativu, e-maily nebo komunikaci s týmem. Odhadněte na začátku množství času, které můžete věnovat dlouhodobým úkolům, výkonné práci a operativě, a podle toho si připravte plán.

Rozdeleni-dne

Den si můžete rozdělit například takhle.

 

A podle vývoje a vlastních budoucích zkušeností pak svůj koncept upravte. Do budoucna je pro vaši vyšší spokojenost cílem zvyšovat procento času, které věnujete dlouhodobé strategii, a snižovat zbývající činnosti.

Ať už bude situace jakákoliv, mějte ve svém plánovacím systému pro každý den alespoň jeden úkol, který vás posune dál ve vašich prioritách. A ano, bez ohledu na termín.

Přizpůsobte svůj den tomu, kdy jste nejvýkonnější

Efektivní plánování má tři pilíře. Správné věci, správným způsobem a ve správný čas. Občas se správným věcem věnujeme v nesprávný čas a naopak. Určitě víte, kdy míváte nejvýkonnější období během dne. Může to být dopoledne, pokud patříte k většině lidí (tzv. skřivani nebo třetí ptáci), popřípadě večerní hodiny, je-li vaše tělo nastaveno do režimu sovy. 

Sovy a skřivani

Každý máme svůj rytmus. Na ukázku graf z knihy Daniela Pinka “Kdy.” Zdroj: danielgamrot.cz

Úkoly, které máte na svém denním seznamu, rozplánujte podle svého očekávaného výkonu během dne. Tzn. nejen který den je uděláte, ale také to, v kolik hodin se do nich pustíte. Ty nejdůležitější a nejnáročnější úkoly mějte ve svém denním plánu ve výkonnostních špičkách, ty nejjednodušší si nechte třeba na období po obědě, kdy klesá pozornost a tělo i mysl jdou do útlumu.

Co není v kalendáři, to se nestane

Víte-li, jaký je váš nejdůležitější úkol a kdy jej chcete provést, zaneste své rozhodnutí také do svého elektronického kalendáře či papírového diáře. Získáte tak přehled o tom, čemu se máte kdy věnovat, snížíte potřebu rozhodování během dne a zpřesníte časové odhady, díky čemuž si toho nebudete nakládat více, než unesete.

Zároveň dáte rezervací času v kalendáři svému okolí najevo, že v danou chvíli pracujete na klíčovém úkolu. Zjednodušíte tím komunikaci ve firmě nebo týmu a zároveň zamezíte tomu, aby do vaší výkonnostní špičky kolegové naplánovali poradu nebo schůzku.

Vůbec není na škodu, pokud si do svého kalendáře naplánujete také volný čas nebo chvíle, kdy chcete být s rodinou, pokud je to pro vás podstatné. Jednoduše tím zvýšíte pravděpodobnost, že se na danou aktivitu dostane.

Obrázek - eisenhower

Ukázka Google kalendáře. Snažte se si naplánovat den včetně soukromých aktivit. Používejte barvy a jednotlivé typy aktivity (projekty) můžete odlišit pomocí rozšíření pro Google Chrome.

Kalendář pravidelně aktualizujte

Abyste v průběhu dne udrželi správný směr, zaveďte tzv. osmnáctiminutové pravidlo. Stojí na jednoduchém principu. Každý večer věnujte cca 5 minut plánování dalšího dne. Ráno během pěti minut svůj plán zrevidujte, a pokud bude potřeba, tak i upravte. Jakmile se pustíte do práce, každou hodinu zhodnoťte, zda je váš plán stále aktuální a daří se vám na něm pracovat. Každé hodnocení trvá maximálně jednu minutu.

Pokud jste pořád “na trati”, nic neměňte, dejte si krátkou přestávku a poté se opět pusťte do práce. Pokud nabíráte zpoždění, máte příležitost se svým plánem zahýbat dříve, než ke konci pracovního dne.

Vytvořte si rezervu pro nečekané situace

Sem tam máme velké oči. I přes doporučení výše se stane, že svou naplánovanou práci prostě nestihnete. Je užitečné vytvořit si pro tyto situace opatření.

Jedním z nich může být tzv. “časová rezerva”. Jedná se o událost v kalendáři, jejíž délku určete podle vašich zkušeností s přesností při plánování. Nejčastěji mívá rozsah kolem čtyř hodin jeden den v týdnu. Tento časový slot slouží pro dokončení úkolů, které jste měli naplánované, nicméně se z různých důvodů nedostaly na řadu.

Amatéři sedí a čekají na inspiraci, my ostatní se prostě zvedneme a jdeme pracovat.


Stephen King

Checklist

 

[sekce] => produktivita [description] => Naplánujte si den tak, ať se věnujete nejpodstatnějším aktivitám, které ve své práci a celkově životě máte. [_mtime] => 1605178604 [poradi] => 1 [publikovat] => 1 [url] => efektivni-planovani-dne.cs ) [1] => Array ( [html_title] => Jak bojovat s rozptýleními [title] => Jak bojovat s rozptýleními [claim] => Optimisté i pesimisté vnímají jen polovinu skutečnosti. Optimista předpokládá, že jeho plán nemá šanci nic nabourat. Pesimista už předem vzdává souboj s nečekanými podněty a tuší, že dnešní den zase bude plný vyrušení, na kterých jeho plány ztroskotají. Realista počítá s tím, že rozptýlení jsou běžná součást každodenního života a umí s nimi pracovat. [text] =>

Mějte plán toho, co byste rádi stihli

Když nevíte, co chcete, mnohem více reagujete na vnější vyrušení a přikládáte jim často neadekvátní důležitost. Nejpodstatnějším pilířem pro soustředěnou práci je mít srovnané priority na několika úrovních:

priority

Srovnejte si své priority dle tohoto schématu.

Začněte třeba u plánu aktuálního dne. Pokud víte, co chcete, budete více imunní vůči nově příchozím záležitostem. Možná si jich všimnete, ale vaše šance, že jim nedáte přednost, vzroste. Mnoho lidí řeší, jak říkat “ne” tomu, co není na jejich plánu. Pokud budou vaše dnešní další kroky v souladu s budoucími záměry, snáze si je obhájíte.

Eliminujte vnitřní vyrušení

Stalo se to každému. Pokles energie během dne, nutkání se na pár hodin prospat, mentální útlum, bolest zad nebo nevolnost. Nejčastější vyrušení nejsou vibrující mobilní telefon v kapse, ale signály vašeho těla. Ty můžete krátkodobě tlumit energetickými nápoji, kávou nebo tabletami. Z dlouhodobého hlediska je však dobrá prevence.

Spěte. Spěte hodně a kvalitně. Vraťte se k přirozeným spánkovým návykům, které jsou nám vlastní. Jděte do postele zhruba ve stejný čas kdykoliv to jen půjde. Nechte své tělo odpočinout nejméně hodinu před usnutím. Žádná práce, žádné výrazné podněty, žádné světlo z obrazovky vašeho notebooku nebo telefonu. Výsledek se nedostaví na druhý den, ale až s odstupem několika dnů nebo týdnů, ale vyplatí se to.

Starejte se o své tělo. Hýbejte se. Nejen hodinu ve fitku po skončení pracovní doby. Postavte se na 30 minut k vyřizování e-mailů. Nepotřebujete speciální nábytek, stačí IKEA krabice, kterou položíte na pracovní stůl a na ní dáte notebook. Projděte se. Vystupte o pár zastávek dříve a do práce dojděte po svých. Až začnete pracovat na důležitých úkolech, nezapomeňte na přestávky. Když si ji uděláte jednou za hodinu a vyplníte ji jednoduchým pohybem, bude to skvělé.

práce ve stoje

Občas si stoupněte. Některé coworkingy mají nastavitelný stůl, můžete si pořídit také jednoduchý stojánek, ale vystačíte si i s krabicí.

Jezte a pijte to, co vaše tělo povzbudí a neutlumí. Řiďte se zpětnou vazbou vašeho těla. Vnímejte, jak na vás který oběd působí a rozhodněte se, zda to chcete opakovat nebo ne.

Vnímejte, že hlava by často soustředění ráda. Opravdu ano. Ale tělo je často proti. To, jak s ním nakládáte, se pak zrcadlí v tom, jak moc pak protestuje.

Sepisujte si nápady

Jedním z významných vnitřních vyrušení bývá také hlava chrlící nové nápady nebo připomínající nedokončené závazky či zapomenuté úkoly. A často se tak děje ve chvíli kdy byste rádi zaměřili pozornost na naplánovaný důležitý úkol. Mějte pro podobné situace připravenou vstupní schránku, tzv. Inbox.

Inbox je místo, kam můžete velmi rychle zaznamenat nové podněty a vracející se myšlenky. Fyzická podoba Inboxu je na vás. Kus papíru, malý notýsek, specializovaná aplikace pro úkoly nebo MS Outlook. Důležitá je schopnost po Inboxu během pár vteřin sáhnout a novou myšlenku, nápad nebo úkol do něj poznamenat. Hlava se velmi rychle naučí, že může pozornost nasměrovat zpátky k rozpracovanému úkolu, který jste museli přerušit, protože nový podnět později najde právě ve vašem Inboxu.

Odstraňte vnější vyrušení

Soustřeďte se také na minimalizaci vnějších vyrušení. Předem si připravte takové prostředí, které vám umožní nerušeně pracovat na důležitých věcech. Vypnutí notifikací na telefonu ve chvíli, kdy nechcete být rozptylováni hovory nebo zprávami, berte jako samozřejmost. Stejně jako ztlumení oznámení o nově příchozích e-mailech nebo notifikace ze sociálních sítí. 

vnější vyrušení


Vnější vyrušení však nesouvisí pouze s moderními technologiemi. Pokud máte ve svém okolí i další lidi, často jsou to právě oni, kdo vstupují do vašeho denního programu. Tohle téma je na delší povídání, ale základem je naučit se neustupovat ve chvíli, kdy nemá nově příchozí požadavek vyšší prioritu než to, na čem zrovna pracujete. Lidé často hledají nejsnadnější postup, který vyřeší jejich problém. A tou nejlepší variantou můžete být třeba vy. Pokud je sem tam pustíte do vašeho nerušeného prostoru, zvyknou si velmi rychle.

A nakonec jednoduché pravidlo - cokoliv nepotřebujete ke své aktuální práci, odstraňte z dosahu očí a rukou. Jakékoliv papíry, smlouvy, aplikace otevřené na pozadí vašeho počítače… To vše může být nevítaný spouštěč, který rozptýlí vaši pozornost a nasměruje vás k pro soustředění nevhodnému jednání.

prázdný stůl

Vytvořte si přehled vyrušení

Každý z nás je unikát. Má jinou práci, zkušenosti, rodinné zázemí nebo podmínky. A díky tomu každému z nás vstupují do cesty různá rozptýlení. Opakuji, základem je vědět, co chci, mít na to připravené tělo, hlavu i prostředí. Nicméně i tak se objeví něco, o čem se ani v knihách nepíše.

Pokud máte pocit, že je kolem vás rozptýlení tolik, že se nezvládáte soustředit na to podstatné, pojmenujte je. Vytvořte si přehled o svých vyrušeních. Není to nic tajuplného, prakticky se dá udělat s tužkou a papírem nebo v digitální tabulce, která bude mít čtyři sloupečky:

Tabulka - vyruseni


Vyplňujte první tři sloupečky třeba dva tři dny a pak přejděte k návrhu řešení. Primárně doporučuji postupně hledat řešení na ta vyrušení, která se často opakují a přichází ve chvíli, kdy jste schopní skvělého výkonu - ve vaší výkonnostní špičce. Právě tato vyrušení často bourají naše plány. Nepůjde to ze dne na den, nicméně svědomitou prací na postupném snižování intenzity vyrušení dojdete po pár týdnech k vytvoření mnohem lepších podmínek pro soustředěnou práci.

Kam jde pozornost, tam jde energie.


Tony Robbins

 

Checklist

 

[sekce] => produktivita [description] => Rozptýlení a vyrušení jsou velkým nepřítelem produktivity. Osvojte si návyky, jak je minimalizovat. [_mtime] => 1605178607 [poradi] => 3 [publikovat] => 1 [url] => jak-bojovat-s-rozptylenimi.cs ) [2] => Array ( [html_title] => Jak se udržet v psychické pohodě [title] => Jak se udržet v psychické pohodě [claim] => Často se soustředíme na pracovní výsledky, dosahování cílů a dokončování projektů. Pro veškeré pracovní nasazení však často zapomínáme na to, že aby tělo fungovalo, měla by být v pohodě i hlava. Existuje pár klíčových aktivit, které vám pomohou udržovat si mentální zdraví na vysoké úrovni a zajistit tak spokojenost v práci i mimo ni. [text] =>

Doplňujte látky štěstí

Člověk se snaží dělat více příjemných a méně nepříjemných věcí, jednoduše se chceme mít dobře. Nebo, chcete-li, udržovat si dobrou mentální pohodu. Tu ovlivňují různé procesy odehrávající se v lidském těle. Mimo jiné čtyři důležité látky, se kterými naše tělo pracuje

Dopamin tělo vytváří ve chvíli, kdy se nám něco povede. Znáte ten pocit z dokončeného úkolu, úspěšně uzavřeného projektu nebo obchodní schůzky? Ten je velmi úzce spojený s produkcí dopaminu. Motivuje nás k dalším a třeba i lepším výkonům a žene naši snahu kupředu.

Pokud se soustředíme na to nejdůležitější a pracujeme-li na pro nás podstatných věcech, které se nám daří dokončovat, dostavují se přílivy dopaminu. Sepište si, co chcete, rozsekejte to na malé části, naplánujte to a postupně dokončujte. Dopamin na sebe nenechá dlouho čekat.

Pojďme si to ukázat na příkladu, kterým je text, který právě čtete. Místo položky “Napsat text o mentálním zdraví” jsem si do seznamu úkolů ve svém zápisníku poznačil.

Rozdeleni-ukolu

Pozor ale na to, že dopamin můžete získat i jinou cestou. Nákup spotřební elektroniky, návykové látky, srdíčka na Instagramu a další podobné aktivity mají za následek, stejně jako dokončená důležitá práce, podobný efekt.

Nutno podotknout, že dopamin je látkou, na které se snadno stáváme závislými. Proto lidé sklouzávají k větší spotřebě, ať už jde o hmotné věci, které si kupují čím dál tím častěji, nebo konzumaci alkoholu či drog. Chtějí více a více dopaminu nehledě na finanční nebo zdravotní následky.

Endorfin je látkou maskující fyzickou bolest. Její původní smysl byl existenční. Při dlouhém lovu a obstarávání potravy se vylučoval právě za účelem oddálení fyzické únavy do doby, než se podařilo dotáhnout hon do konce. Dnes vliv endorfinu pociťují hlavně sportovci, kteří právě díky němu dokáží často nevnímat fyzickou únavu. Ta se dostaví až s odstupem po výkonu, tzn. v okamžiku, kdy endorfiny zmizí.

Endorfin se však vyplavuje také během smíchu. Vtipy, sledování komedie nebo legrácky s přáteli či rodinou. Tělo na ně reaguje podobným způsobem, vyplaví endorfin za účelem “ochrany” proti bolesti způsobené dlouhým smíchem.

Serotonin má zase vliv na osobní hrdost, sebedůvěru nebo společenské uznání. Hraje velkou roli v posilování vztahů vůči okolí, ať už jde o rodinu, přátele nebo kolegy v práci. Jeho příliv zažijeme ve chvíli, kdy obdržíme pochvalu od člena týmu, nadřízeného nebo partnera. Člověk je tvor společenský a přijetí ostatními je pro něj nesmírně důležité.

Pro zvýšení množství vlastního serotoninu je dobré pracovat na sobě tak, aby se spouštěče vylučování serotoninu dostavily z okolí. V případě, že vedete tým lidí, dává obrovský smysl se v této disciplíně neustále zlepšovat tak, aby se upřímné uznání dostavilo i jejich strany. Být s lidmi v kontaktu, bavit se o problémech, proaktivně je řešit a neodkládat.

Pozor na to, že dnes za účelem produkce serotoninu padají lidé do materiální pasti. Značkové oblečení, luxusní auta nebo ty nejdražší mobilní telefony sice uměle serotonin vyprodukovat mohou, jednoduše řečeno však jen matou mozek a často se dostáváme do stavu, kdy rezignujeme na vztahy s okolím a vkládáme důvěru v zajištění společenského uznání prostřednictvím nakupování.

Oxytocin plní důležitou roli u posilování mezilidských vztahů a důvěry v ostatní. Je důvodem toho, proč se v blízkosti ostatních lidí cítíme dobře, aniž bychom potřebovali intenzivně komunikovat. Zajišťuje přátelství, lásku a blízkost.

V době, kdy pracujete na dálku nebo z domova od počítačů, bývá často oxytocinu nedostatek. Je tak důležité jej pravidelně vyhledávat a doplňovat. Doteky, objetím, líbáním nebo třeba jen podáním ruky. Jeho nevýhodou je, že získat jej bývá často nesmírně obtížné a časově náročné. Ve srovnání například s dopaminem nestačí jen plnit úkoly ze seznamů a doufat ve výsledek. Často je to běh na dlouhou trať.

Udržujte work-life balance

Pojem work-life balance je mírně zavádějící. Často jej totiž lidé vnímají jako dokonalé rozdělení práce a všeho ostatního v poměru 50 na 50. Nic takového však není udržitelné. Velmi záleží na vaší životní situaci, zkušenostech, rodinných poměrech a aktuálních prioritách. Smyslem work-life balance je stav, kdy se cítíte dobře v tom, co každý den děláte.

Work-life balance

Doporučuji soustředit se na čtyři důležité pilíře, které vám work-life balance mohou přinést:

  • Pracujete na tom, co je pro vás důležité. Jinými slovy se soustředíte na své priority, ať už děláte cokoliv. Odmítáte nedůležité potenciální závazky a umíte říct “ne” situacím, které vám nic zásadně dobrého nepřinesou.
  • Posilujete vztahy. Ano, vracím se zpět k oxytocinu. Vytváříte a udržujete produktivní vztahy s kolegy, přáteli a rodinou. A zvládáte filtrovat ty, které k ničemu nebudou a jen vám škodí. Mimo jiné je síť vztahů důležitá také jako prevence syndromu vyhoření.
  • Pracujete na své fyzické stránce. Dostatečně spíte, jíte zdravě, hýbete se a odpočíváte.
  • Dbáte na mentální zdraví. Bavíte se životem, dáváte prostor také svým zálibám, čtete a rozvíjíte se. Nebo třeba chodíte do přírody, kde čerpáte energii.

V dobách, kdy naše pracovní kalendáře často praskají ve švech, je právě work-life balance poměrně náročná disciplína. Nebojte se pro něj využít třeba i ty nástroje, které používáte pro svou práci. Vyhraďte si ve svém kalendáři místo nejen na práci, ale také odpočinek.

Zkuste si nastavit také “stopku” po pracovní době, kdy se budete věnovat čemukoliv dalšímu. Odložíte pracovní nástroje na předem určené místo a do dalšího dne se k nim nepřiblížíte. On i nenápadně se tvářící notebook na kuchyňském stole může vidinu work-life balance jednoduše zbořit. Práce na této disciplíně vyžaduje proaktivní přístup. Nikdo jiný to za vás neudělá - ani šéf, ani rodina.

Předcházejte únavě a vyhoření

Pro mnoho lidí je vyhoření mýtus. Alespoň do doby, kdy jej skutečně zažijí. Ztratíte nadšení, vtip, objeví se nechuť investovat energii do věcí, které jste předtím nadšeně dělali. Objeví se pocit bezmoci, poruchy spánku, nechuť k jídlu a další fyzické příznaky.

Je důležité nevyčkávat, až vyhoření přijde, ale preventivně pracovat na tom, abyste se s ním ideálně nepotkali. Existuje pár jednoduchých principů, jejíž aplikací lze vyhoření předcházet.

Vyhoreni

Snažte se předcházet vyhoření dodržováním principů níže 

Chovejte se ke svému tělo jako k nejlepšímu příteli

Rychlé opakování - dostatečně spěte, přemýšlejte, co jíte a hýbejte se. To, jak bude fungovat vaše hlava, to, jaký budete mít přísun chemikálií štěstí, ovlivňuje to, jak se chováte ke svému tělu.

Mějte síť produktivních vztahů

Ještě předtím, než na vyhoření dojde. Najděte lidi v práci i mimo ni, kteří vás podpoří a nenechají vás v tom. Stejně, jako to v obráceném případě uděláte vy.

Nebuďte stále na příjmu

Nemusíte být nepostradatelní, skutečně ne. Právě neustálá dostupnost, díky které máte jen minimální možnost odpočívat, často vede k vyhoření. Vypněte sem tam telefon, odložte Outlook a užívejte si chvíle o samotě, s přáteli nebo s rodinou.

Najděte si někoho, kdo vám bez milosti dává signály

Signály ve chvíli, kdy je něco špatně. Může to být nejlepší přítel nebo životní partner, který rozpozná, že je něco v nepořádku. Klíčovými signály může být přehaný a až pravidelný křik na děti, viditelná fyzická únava, časté podráždění nebo odmítání pozvání na oběd.

Dělejte si radost

Investujte čas do věcí, které vám dělají radost. Procházky se psem, horká koupel, masáž, kousek čokolády (v přiměřeném množství, samozřejmě) nebo cvičení. Koukejte na oblíbené filmy nebo seriály. Zkrátka to, co vás těší. A dříve, než to bude potřeba.

“Pokud máte špatnou náladu, jděte na procházku. Pokud máte stále špatnou náladu, jděte na další procházku.”


Hippocrates

Checklist

 

[sekce] => produktivita [description] => Pohoda a mentální zdraví ovlivňuje, jak jsme produktivní a pomáhá předcházet vyhoření. [_mtime] => 1605178614 [poradi] => 4 [publikovat] => 1 [url] => jak-se-udrzet-v-psychicke-pohode.cs ) [3] => Array ( [html_title] => Systém práce s úkoly [title] => Systém práce s úkoly [claim] => Neexistuje nic jako univerzální systém. Za posledních pár let spatřilo světlo světa mnoho různých metod a postupů, ze kterých můžete čerpat řadu inspirace. GTD, ZTD, Action Method, Systemist, Bullet Journal… A takto bych mohl pokračovat dál. Berte, co vám funguje a odstraňte zbytečnosti. Protože to, jaký systém budete používat, nesouvisí jen s tím, jak je kvalitní, ale s vaší zkušeností, pracovní pozicí, množstvím informací a aktuální životní situací. [text] =>

Pište si vše, co nechcete zapomenout

Jedno je jisté, hlava je skvělé paměťové médium, ale pokud jde o vybavování si informací ve správný čas a na správném místě, není na ni stoprocentní spolehnutí. Proto, chcete-li hlavě pořídit skvělého parťáka, najděte si co nejjednodušší systém, který jí odlehčí od nutnosti udržovat přehled o vašich závazcích.

Pokud pracujete s jednotkami úkolů, pravděpodobně nepotřebujete nic robustního, vystačíte si s papírovým notýskem a diářem, případně jednoduchým nástrojem, jako jsou třeba Připomínky od Apple nebo Úkoly od Google. Spravujete-li větší množství úkolů, termínů a projektů, rozhodně se vyplatí investovat čas do studia pokročilejších nástrojů, jako je Microsoft ToDo, Things, Omnifocus, Todoist nebo TickTick, které umožňují lepší filtrování úkolů a třeba i sdílení a delegování úkolů.

Inbox

Zapisujte si, co nechcete zapomenout. Do diáře nebo do poznámek na počítači. 

Řídíte-li větší projekty a spolupracujete-li s více lidmi či týmy, sáhněte po robustnějších nástrojích, jako je Trello, Asana nebo české Freelo, které jsou právě pro lepší spolupráci vyvíjeny.

Princip však vždy zůstává stejný. Udržujte systém kompletní, pište do něj vše, na co nechcete myslet a co nechcete zapomenout. Odměnou vám bude skvělý přehled o tom, co a kdy máte dokončit, lepší soustředění a rozhodování o prioritách.

Pravidelně třiďte shromážděné informace

Pokud praktikujete v GTD doporučovaný princip zapisování záležitostí, úkolů a informací do tzv. Inboxu, což je vstupní schránka sloužící právě pro okamžité a bleskurychlé odkládání nahodile přicházejících podnětů, alespoň jednou denně ji zpracujte.

Pro zpracování můžete zvolit jednoduchý 4D princip, který jednak pomáhá s rychlým rozhodováním o tom, co ve svém systému budete dál držet, ale také s minimalizací dlouhých seznamů úkolů. Vezměte nashromážděné informace a postupně se ptejte na čtyři klíčové otázky:

Systém práce s úkoly

U každého úkolu se zeptejte na tyto klíčové otázky a rozhodněte, jak s ním naložit. 

Díky postupnému odbavování nově příchozích záležitostí budete získávat kontrolu nad svými závazky a odměnou vám bude systém, který udržuje kompletní informace o tom, co a kdy chcete stihnout.

Eisenhower matrix

Generál Eisenhower využíval obdobný systém a úkoly rozděloval dle urgence.

Dbejte na kvalitu systému

Kvalitní systém není založen na tom, do jaké míry splňuje kritéria nastolená v různých metodikách, ale na tom, že je vám každodenní oporou v rozhodování se, do čeho se ten který den pustíte. Jinými slovy měl by být perfektním zdrojem pro plánování vaší práce. Zároveň umožní vaší hlavě soustředit se na provedení těch nejdůležitějších úkolů.

Co konkrétně by měl váš systém nabídnout?

  • Místo, kam rychle a automaticky odkládáte nové úkoly a informace
  • Seznam dalších kroků, do kterých jste se rozhodli v budoucnu pustit
  • Přehled o termínech, kdy mají být úkoly dokončeny
  • Seznam delegovaných úkolů, které chcete kontrolovat
  • Přehled potenciálních nápadů, úkolů a projektů, pro které ještě není správný okamžik

Jedině tak pomůže vaší hlavě v tom, aby nemyslela na to, co má udělat, ale na to, jak v rámci dané činnosti dosáhnout co nejlepšího výsledku.

Nebojte se odkládat

Nechte to, co vám zrovna dnes přišlo jako super nápad, uzrát. Vytvořte si ve svém systému místo (třeba seznam Někdy/Možná úkolů), kam budete odkládat nové nápady, a občas se k němu vracejte a nápady znova vyhodnoťte. Uvidíte, že řada z nich vám s odstupem času nepřijde až tak zajímavá. A ty zásadní věci se budou vracet a vykvetou.

Zaveďte týdenní revize

Stejně jako váš dům či byt je dobré i váš systém jednou za čas uklidit. Pro udržení krátkodobé kontroly je dobré vyhradit si na konci týdne čas pro týdenní aktualizaci, tzv. revizi systému.

Během revize je dobré soustředit se na několik jednoduchých kroků:

  • Zpracujte nezpracované Inboxy. I když najdete ke zpracování vašich Inboxů čas pravidelně na konci každého dne, stane se, že některé z nich začnou nabývat na objemu. V rámci týdenní revize použijte 4D pravidlo na všechny Inboxy, se kterými pracujete.
  • Zkontrolujte delegovanou práci. Vezměte si k sobě seznam delegovaných úkolů, ověřte jejich stav a případně stanovte další kroky, které budou potřeba pro včasné dokončení těch závazků, které jste předali na někoho jiného.
  • Projděte si svůj kalendář za posledních 14 dní. Mnohdy vás u toho napadnou nové další kroky, které nebyly po skončení událostí zřejmé. Nebo jste je prostě zapomněli zapsat.
  • Zkontrolujte v kalendáři další dva až čtyři týdny dopředu. Měli byste splnit nějaký úkol ještě předtím, než událost proběhne? Pokud ano, máte tento další krok poznamenaný mezi svými úkoly s odpovídajícím termínem? Pokud ne, doplňte jej do svého systému.
  • Naplánujte další týden. Víte, co čeho se příští týden pustíte a kdy? Jsou to skutečně ideálně jen ty nejdůležitější úkoly? Mějte alespoň přibližný plán. Protože pokud nevíte, do čeho se pustíte, mnohem pravděpodobněji budete pracovat na věcech, které vám náhodou přistanou na stole a třeba až tak důležité nebudou.
  • Prohlédněte si své cíle a záměry. Máte pro práci na nich vyhrazený příští týden prostor? Stačí jeden drobný krok denně. Ale udělejte alespoň něco.

Díky pravidelnému úklidu získáte větší kontrolu nad svými závazky. A uděláte se svého systému ještě lepší oporu.

Přijměte, co je užitečné, zahoďte, co je zbytečné, a přidejte, co je vám vlastní.


Bruce Lee

 

Checklist

 

[sekce] => produktivita [description] => Jak efektivně pracovat s úkoly a nic nezapomenout? [_mtime] => 1605178655 [poradi] => 2 [publikovat] => 1 [url] => system-prace-s-ukoly.cs ) ) 1

Vzdálené řízení týmu

Řízení vzdáleně pracujícího týmu půjde snadno, když si nastavíte pravidelnou rutinu a budete udržovat v jednotlivých úkolech a schůzkách pořádek.

Array
(
    [0] => Array
        (
            [html_title] => Komunikace a pravidla
            [title] => Komunikace a pravidla
            [claim] => Komunikace - základ úspěšného a pohodového fungování týmů. U těch vzdálenějších je ještě důležitější než v týmech, které pracují vedle sebe. Když si ale stanovíte pár pravidel, zvládnete to levou zadní.
            [text] => 

Komunikujte raději více nežli méně

Nebojte se opakovat a připomínat důležité věci. Při práci na dálku se občas něco ztratí, zamotají se priority nebo se někdo zasekne na problému, který není nutné aktuálně řešit.

Typy komunikace

Komunikovat můžete mnoha způsoby. Zvolte vždy ten nejvhodnější pro řešení daného problému nebo situace.

typy komunikace


Písemná komunikace

Snažte se maximum komunikace odbavit textově. Samotné sdělení bude jasnější, jelikož se nad ním při psaní textu musí autor zamyslet a zformulovat myšlenky. A text se navíc jen tak neztratí.

Využívat můžete chatovací nástroje, e-maily, ale i třeba sdílené dokumenty nebo nástroje pro komentování vizuálních výstupů. Pro některé typy problémů se mohou hodit i "virtuální tabule” (např. Miro, Mural nebo Whimsical), kdy budete schopni ostatním vizualizovat svou myšlenku.

Videohovory

Videohovory fungují jako virtuální meetingy. Hodí se pro ranní standupy nebo řešení specifických problému v projektových týmech. Používejte je i pro neformální setkávání, ať utužíte vztahy se členy týmu.

Volání

Volejte pouze v urgentních situacích, kdy je třeba mít okamžitou odpověď. Každý telefonát vyruší člena týmu ze soustředěné práce. Věci k řešení plánujte dopředu a nastavte si “okno dostupnosti” (viz níže), kdy každý člen bude mít vynahrazený čas na komunikaci v reálném čase.

Chatovací nástroje 

Chatovací nástroje vám výrazně usnadní komunikaci. Ta se může odehrávat v reálném čase, ale i asynchronně. A každý se může podívat do historie, co se řešilo.

chatovací nástroje


Vytvořte si strukturu 

Téměř každý nástroj umožňuje vytvoření tzv. kanálů, kde můžete ve skupině řešit relevantní témata. Doporučujeme vytvořit podobnou strukturu:

Oznámení

Obecný kanál pro všechny, kde můžete sdílet informace, které by měli vidět všichni - třeba firemní nebo provozní aktuality.

Tým

Pro komunikaci nesouvisející s prací - třeba přání k narozeninám nebo představování nových členů týmů.

Kanály jednotlivých týmů

Např. sales, marketing, design, vývoj - všichni se zde mohou domlouvat na věcech specifických pro jejich obor - třeba postupy nebo požádat o radu.

Projektové kanály

Každý projekt nebo klient by měl mít vlastní kanál pro koordinaci.

Kanálů můžete vytvořit, kolik uznáte za vhodné - třeba i takové pro podporu firemní kultury.

Snažte se omezit zprávy 1-to-1, které se týkají projektů. Kolegové pak nemají o aktuálním dění přehled.

slack channels

Vaše kanály mohou vypadat třeba takhle. Omezení nejste vlastně něčím. Kanály mohou být veřejné pro všechny zaměstnance nebo soukromé pouze pro pozvané (např. projektové kanály, na nichž dělá část týmu).

 

Dostupnost

Pracovní doba při práci na dálku není striktní, každý člen týmu si může naplánovat den podle svého, což dle výzkumů nejvíce oceňují. 

Používejte a respektujte statusy

Téměř každý chatovací nástroj má své statusy, např. “Nerušit.” Pokud si jej někdo nastaví, respektujte to. Pokud jej někdo má zapnutý i během “okna dostupnosti,” (viz níže), nebojte se ho upozornit.

Neočekávejte 24h pracovní dostupnost

Každý člen týmů má svůj život. A stejně tak vy nepracujte mimo svou pracovní dobu, riskujete vyhoření.

Dohodněte si “okno dostupnosti”

Tedy čas, kdy budou všichni členové dostupní pro komunikaci v reálném čase. Rychle tak vyřešíte to, co potřebujete, a tým zároveň bude mít čas na soustředěnou práci.

mobily par

Vaši zaměstnanci nejsou k dispozici pořád. Nastavte si a respektujte okno dostupnosti pro spokojenější fungování celého týmu.

Kontrola výstupů 

Občas se stane, že coby manažer nejste spokojen s výstupy členů svého týmu. Vždy však předpokládejte, že člen týmu udělal maximum, které v danou chvíli mohl. Snažte se pochopit, proč a jak danou věc udělal.

Chvalte veřejně a kritizujte soukromně

Nepomlouvejte ostatní členy týmu před ostatními. Riskujete nabourání důvěry a zhoršení atmosféry i produktivity. A nebojte se ocenit dobrou práci a zvýšit tak důvěru.

fotka výstupy

S výstupy občas nemusíte být spokojeni. Vždy však předpokládejte, že daný člen týmu udělal maximum a snažte se jej pochopit. Netvařte se takhle :-)

Dávejte zpětnou vazbu

Feedback bývá často podceněnou oblastí spolupráce. Umět dávat i přijímat zpětnou vazbu vyžaduje určitou praxi. Přemýšlejte o feedbacku jako o dárku, který druhé straně umožňuje růst a vidět věci, které sama nevidí.

Jak dát správný feedback?

  1. Nejprve zjistěte, zda druhá strana o feedback vůbec stojí.
  2. Mluvte pouze za sebe.
  3. Buďte objektivní a konkrétní. Zpětná vazba se váže ke konkrétní situaci a není v tom nic osobního.
  4. Začněte pochvalou a tím, co na kolegovi oceňujete.
  5. Přehnaně nekritizujte. Buďte empatičtí a snažte se pochopit, proč a co váš kolega udělal.
  6. Buďte otevření k tomu, že jste se možná nevyjádřili přesně a pochopitelně.
  7. Dejte prostor ke zlepšení. 

Zkuste použít tuhle větu:

To, co na Tobě oceňuji, je ________. To, co bych od Tebe rád/a viděl/a, je______.

Zpětnou vazbu si navzájem dávejte pravidelně. Jedno sezení situaci nezachrání. 

Snažte se předvídat

Ať už komunikujete jakoukoli formou, snažte se být empatičtí a předvídat. Zamyslete se (při písemné komunikaci to půjde lépe), jak protistrana asi zareaguje a na co se asi tak bude chtít ještě doptat. A rovnou to do e-mailu přidejte. Pár zpráv ušetříte, což při vzdálené spolupráci může znamenat i několik dní ušetřených při čekání na odpověď.

Checklist

[sekce] => rizeni [description] => Nastavte si správné komunikační návyky pro vyšší produktivitu a hlavně pohodu v týmu. [_mtime] => 1605897986 [poradi] => 2 [publikovat] => 1 [url] => komunikace-a-pravidla.cs ) [1] => Array ( [html_title] => Řízení dne v remote týmech [title] => Řízení dne v remote týmech [claim] => Řídit den svého týmu, když každý člen pracuje jinde, se vám může zdát komplikované. Pomůže vám správná komunikace a nastavení každodenní rutiny. [text] =>

Základem efektivního dne je dobrá synchronizace, aby každý věděl, na čem má dělat. Podcenění může u týmů méně zkušených v práci na dálku vést k chaosu, nespokojenosti členů týmu a neustálému posouvání termínů.

Denní rutina

Budete-li dodržovat pravidelný set rutinních úkolů, odpadne zdlouhavé organizační přemýšlení a efektivita poletí nahoru. 

Schéma dne

Ranní standup

Ideálně virtuální meeting, denně nebo obden. Krátký meeting, kde si členové týmu rozdělí úkoly dle aktuálních priorit. Pokud není prostor pro virtuální meeting, můžete použít chatovací nástroje jako Slack nebo Teams.

Denní souhrn

Každý člen týmu na konci dne ideálně do chatu napíše, co udělal. Funguje jednak jako kontrola, jednak jako podklad pro další kroky.

Týmová synchronizace 

Dle potřeby si volají nebo komunikují funkční a projektové týmy. Oproti standupu mohou jít do mnohem většího detailu.

Další meetingy

1:1

Nezapomínejte na pravidelné 1:1 meetingy, kde si sdělujete vzájemně zpětnou vazbu. Stačí každé 2-3 týdny. Kromě chodu projektu jsou důležité i pro firemní kulturu.

fotka meeting

Na 1:1 meetingu si o samotě se členy týmu popovídáte o tom, co jim vyhovuje, co nevyhovuje. Vzájemně si můžete dát feedback a případné problémy tak nenecháváte vyhnít.

Neformální meetingy nebo meetingy s vedením

Pravidelně organizujte i meetingy, které nesouvisí s daným projektem pro udržení spokojenosti, výkonu i informovanosti všech zaměstnanců. 

Checklist

 

[sekce] => rizeni [description] => Řídit tým na dálku může být ještě snazší než v kanceláři. Zaveďte pár pravidel a denní rutinu a půjde to raz dva. [_mtime] => 1605178647 [poradi] => 1 [publikovat] => 1 [url] => rizeni-dne-v-remote-tymech.cs ) [2] => Array ( [html_title] => Řízení projektu [title] => Řízení projektu [claim] => Každý by měl vědět, na čem má dělat a v jakém stavu jeho úkol je. [text] =>

Používejte systém

Pokud budete mít své nebo týmové úkoly jen v hlavě nebo na papírech, brzy se do toho zamotáte. A když budete neustále volat kolegům, abyste zjistili, v jakém stavu úkol je, týmová efektivita výrazně klesne.

Řízení týmu a projektu

Vyberte si jeden z vhodných nástrojů. Většinu komunikace odbavíte skrze něj. Vše bude snadno dohledatelné a kolegy nerušíte při soustředěné práci.

tools

Zadání úkolu

Pro maximální produktivitu dohlédněte na to, aby každý z úkolů obsahoval následující body.

Majitel úkolu

Každý úkol má právě jednoho majitele, který zodpovědný za jeho splnění.

Popis

Popište úkol tak, aby byl členům jasný.

Očekávaný výstup / cíl

Třeba dokument, grafický návrh nebo prezentace.

Další materiály

Pokud jsou třeba k vyřešení další podklady, doplňte je. Složky, dokumenty, odkazy.

Diskuze s dotazy / překážkami

Ostatní členové se mohou doptávat a informovat o průběhu v komentářích.

Termín

Každý úkol by měl mít svůj termín. Pokud se jej nepodaří do termínu splnit, měl by být důvod napsán v komentářích.

Asana calls

Na ukázku zadání úkolu v Asaně. Úkol má přiřazeného právě jednoho řešitele, obsahuje potřebné materiály i stručný popis očekávaného výstupu. A formou komentářů můžete sledovat. Zároveň si pomocí tagu můžete označit stav úkolu a nastavit prioritu, podle které členové týmu začnou jednotlivé úkoly odbavovat.

Tip:

Označujte úkoly dle toho, zda na nich někdo pracuje, někdo na něco čeká nebo zda jsou hotovy. Mnohem lépe se vám coby manažerovi bude v systému orientovat.

Dokumentujte 

Složitejší problémy, procesy nebo projekty.

Základní popisy nebo fungování projektu je dobré mít někde sepsané. Členové nemusí komunikovat v reálném čase a nováčci si rychle udělají o projektu přehled.

Vy zároveň nebudete muset každému vysvětlovat základní specifikace projektu.

 

Checklist

 

[sekce] => rizeni [description] => Nastavte si vzdálené projektové řízení tak, ať se všem pracuje dobře. [_mtime] => 1605898158 [poradi] => 3 [publikovat] => 1 [url] => rizeni-projektu.cs ) [3] => Array ( [html_title] => Virtuální meetingy [title] => Virtuální meetingy [claim] => “Slyšíme se?” Otázka, kterou začíná téměř každý videohovor. Ne vždy je však odpovědí `Ano`. Při práci na dálku se videohovory stanou vaším standardním meetingem. Poradíme vám, jak zajistit jejich hladký průběh a maximální efektivitu. [text] =>

Každý z nás zažil meetingy, kde se vlastně nic moc nevyřešilo a kde meeting možná nebyl vůbec potřeba. Před svoláním každého meetingu se proto ujistěte, že dané téma nelze vyřešit jinak.

Nebuďte ten člověk, který svolává konferenci, místo aby poslal e-mail. Nebo aby sepsal krátký dokument. Nebo poslal dotaz do chatu. Nebo nakreslil obrázek.

Prezil-jsem-dalsi-meeting

Příprava: základ úspěchu

Akceschopný virtuální meeting začíná přípravou. Za přípravu i průběh odpovídá ten, kdo meeting svolal. Proto je ideální, když má k ruce i zapisovatele - svolavatel se tak může soustředit na řízení.

Pojmenujte správně událost v kalendáři

Aby bylo jasné, čeho se meeting týká a co se má vyřešit. Lepší než “Plán rozpočtu” je “Sestavit rozpočet na Q2/2021.”

Připravte událost v kalendáři

  1. Pozvěte správné lidi (méně je lépe - rychlejší i levnější meeting).
  2. Přidejte odkaz na videohovor.
  3. K události vložte agendu meetingu.
  4. Připojte do poznámek očekáváné výstupy - např. Tabulka s rozpočtem, Zadání pro vývojáře apod.
  5. Nastavte upozornění 5-10 minut předem. Ať kolegové zabráni do práce nezapomenou přijít a nerušíte je zbytečně brzy.
  6. Připojte odkazy na užitečné materiály nebo projekty, které by si měli účastníci projít.
  7. Vyžaduje-li téma přípravu a seznámení se s konkrétními materiály, upozorněte pro jistotu účastníky dalším mailem. Uživatelé často text pozvánek přehlédnou.
  8. Každý člen by si měl zkontrolovat techniku těsně před začátkem meetingu. Funguje internet, zvuk i mikrofon?
calendar ukazka

Takhle to může vypadat v kalendáři (na ukázku Google Calendar). Google Calendar vám automaticky vytváří i odkaz na virtuální meeting pomocí nástroje Google Meet.

Během hovoru

  1. Začněte včas.
  2. Pokud má někdo nízkou kvalitu zvuku, upozorněte ho na to. Pokud vás ruší zvuky v pozadí, můžete vypnout ostatním účastním mikrofon.
  3. Small talk na začátku, pokud pracujete dlouhodobě na dálku. Jednak utužíte vztahy, jednak budete výkonnější. Pokud má někdo nějaké problémy, za chvíli musí jít nebo se špatně vyspal, ostatní k němu budou přistupovat trochu jinak.
  4. Na úvod zopakujte, co se bude řešit a jaký výsledek očekáváte.
  5. Ověřte připravenost - pokud ji někdo nedodržel, zvažte, zda má smysl pokračovat nebo zda meeting přesunout.
  6. Zapisovatel může sdílet plochu se zápisem. Měly by být vidět úkoly, jejich majitelé a termíny. Zapisovat můžete rovnou do softwaru na projektové řízení.
  7. Pokud se téma začne stáčet jinam, nabídněte, že toto téma proberete na konci.
  8. Shrňte, na čem jste se dohodli a ujistěte, že další kroky jsou všem členům jasné.

Po hovoru: Další kroky

  1. Nasdílejte zápis, úkoly, jakýkoliv výstup, který vznikl.
  2. Ujistěte se, že nikdo na své úkoly nezapomněl a že na nich pracují. Tyto úkoly jsou ideálně vedené v projektovém softwaru.
  3. Průběžně úkoly kontrolujte. Zvlášť pokud máte pocit, že by se na nich mělo dělat a nedělá.

Vybavení

Vyplatí se investovat do dobrého vybavení. Ať už pro eliminaci technických problémů (viz výše), tak pro nižší vyčerpanost.

Lidský mozek v případě videohovoru totiž musí kompenzovat drobnou prodlevu v reakcích, poradit si s ruchem nebo krátkými výpadky a ještě se soustředit, aby virtuálnímu meetingu přispěl.

Rychlé připojení, kvalitní sluchátka a mikrofon zvýší komfort všech zúčastněných. A rychlé připojení najdete téměř v každém coworkingovém prostoru, s jehož výběrem vám můžeme pomoct. 

vybavení

S rychlým internetem a sluchátkami s mikrofonem (ten může být klidně součástí sluchátek) budou virtuální meetingy mnohem příjemnější.

 

Checklist

 

 

[sekce] => rizeni [description] => Veďte virtuální meetingy ještě efektivněji než ty v kanceláři. [_mtime] => 1605898375 [poradi] => 4 [publikovat] => 1 [url] => virtualni-meetingy.cs ) ) 1

Firemní kultura při práci na dálku

Když se zaměstnanci nevidí, je udržování správné atmosféry ještě důležitější. Týmy budou efektivnější a budou dodávat lepší výstupy.

Array
(
    [0] => Array
        (
            [html_title] => Pohoda a klid v týmech při práci na dálku
            [title] => Pohoda a klid v týmech při práci na dálku
            [claim] => V kanceláři strávíme část dne komunikací o koníčcích nebo rodině a zároveň si vyříkáváme, co se nepovedlo. A při práci na dálku je to ještě důležitější než osobně.
            [text] => 

Dobré vztahy mají na výstupech i produktivitě lví podíl. 

V důvěrném a otevřeném prostředí se vaši kolegové cítí bezpečně a nebojí se ozvat, když se jim něco nelíbí.

Pracovat na dálku s lidmi, se kterými si nerozumíte, je o úroveň horší než v kanceláři. Můžu říct, že culture-fit je jeden ze základních předpokladů funkčního remote týmu. A jelikož v remote nevadí, kde kdo bydlí, tak se skvělý tým dá postavit třeba z celé Evropy nebo světa. Vidle do toho hážou jen časová pásma.

Víťa Válka

Víťa Válka

designer - www.vitavalka.com

Mohou být i poslední záchranou - každý toho máme v práci občas moc a dobré vztahy a vzájemný respekt mohou být tím, co zaměstnance udrží.

Navíc, nikdo nechce zklamat ostatní členy týmu, kterých si váží tím, že dodá nekvalitní výstup nebo mnoho dnů po termínu.

V remote nejde o strávený čas “v office.” Jediné, co přes ty antény a dráty jde přenést na druhou stranu, jsou viditelné výsledky. To každému dává obrovskou flexibilitu, ale také neskutečnou zodpovědnost. Sám cestuji několik měsíců v roce, pracuji, trávím čas s rodinou a poznáváme Evropu. Ale zákazníka to zajímá jen tehdy, pokud sliby plním a práci dodám včas a v požadované nebo lepší kvalitě. Není to zadarmo ani náhodou.

Víťa Válka

Víťa Válka

designer - www.vitavalka.com

Podporujte mimopracovní interakce

Pokud je problematické se sejít - třeba proto, že pracujete každý v jiném městě, zavolejte si v celém týmu. Jen tak. Bavte se o tom, co vás zrovna napadne. Třeba jen na půl hodiny. Ukažte si vzájemně, kde zrovna pracujete - ať už v kavárně nebo coworkingu. Pochlubte se nějakým koníčkem a dejte si u toho svůj oblíbený drink :-) 

Obrázek - meting

Někteří z týmu CoworkBooking.com: Nemůžeme potvrdit, že by toto pivo bylo naším oblíbeným drinkem, ale tak jako tak si občas zavoláme, i když je část z nás na druhém konci světa. 

Buďte upřímní a dávejte si feedback

Pokud nejste spokojeni - ať už s výstupy nebo chováním - řešte problémy ihned s vaším kolegou.

Feedback bývá často podceněnou oblastí spolupráce. Umět dávat i přijímat zpětnou vazbu vyžaduje určitou praxi. Přemýšlejte o feedbacku jako o dárku, který druhé straně umožňuje růst a vidět věci, které sama nevidí.

Jak dát správný feedback?

  1. Nejprve zjistěte, zda druhá strana o feedback vůbec stojí.
  2. Mluvte pouze za sebe.
  3. Buďte objektivní a konkrétní. Zpětná vazba se váže ke konkrétní situaci a není v tom nic osobního.
  4. Začněte pochvalou a tím, co na kolegovi oceňujete.
  5. Přehnaně nekritizujte. Buďte empatičtí a snažte se pochopit, proč a co váš kolega udělal.
  6. Buďte otevření k tomu, že jste se možná nevyjádřili přesně a pochopitelně.
  7. Dejte prostor ke zlepšení.

Zkuste použít tuhle větu:

To, co na Tobě oceňuji, je __________. To, co bych od Tebe rád/a viděl/a, je _________.

Zpětnou vazbu si navzájem dávejte pravidelně. Jedno sezení situaci nezachrání.

Nepomlouvejte

Nepomlouvejte ostatní kolegy za jejich zády. Jednak zhoršíte atmosféru a pokud se to pomlouvaný kolega dozví, můžete o něj přijít.

Bavte se o tom, co se nepovedlo

Řešte v rámci týmu i nepříjemné věci. Ztratili jste klienta nebo projekt vyžadoval mnohem víc prostředků, než bylo původně plánováno? Zavolejte si a zkuste probrat, proč se tak stalo a vzít si z toho ponaučení.

Buďte tolerantní

Každý se může zpozdit s dodáním úkolu. A ne vždy to je chyba. Snažte se zjistit, proč se tak stalo a své kolegy za to ihned nekritizujte. Samozřejmě, pokud se tak děje pravidelně, promluvte si o tom a dejte svým kolegům konstruktivní feedback.

Připomínejte si, čeho se snažíte dosáhnout

Stejně jako je při práci na dálku třeba častěji komunikovat, je třeba i častěji připomínat. Jednou za čas v rámci celofiremního virtuálního meetingu by vedení mělo připomenout mise a vize. Co se ve firmě děje, jaká je dlouhodobá strategie? Každý zaměstnanec by se měl mít možnost vyjádřit - je důležité, aby všichni cítili, že se vytyčeného cíle společně držíte.

Checklist

 

[sekce] => kultura [description] => Důvěra, upřímnost i neformální komunikace pomohou všem v týmu k lepším výsledkům. [_mtime] => 1607917820 [poradi] => 1 [publikovat] => 1 [url] => pohoda-a-klid-v-tymech-pri-praci-na-dalku.cs ) ) 1

Nástroje

Vhodné nástroje mají lví podíl na produktivitu i spokojenost. Nepodceňte software ani hardware.

Array
(
    [0] => Array
        (
            [html_title] => Bezpečnost v cloudu - hesla
            [title] => Bezpečnost v cloudu - hesla
            [claim] => Vaše jméno a heslo jsou klíče od vašich dat v cloudu. Pokud klíče ztratíte nebo se k nim dostane někdo jiný, můžete o svá data v lepším případě jen přijít. V horším případě vaše data někdo zneužije. Přitom stačí dodržovat tři jednoduchá pravidla.
            [text] => 

Ve dveřích od bytu také nemáme jednoduchý starý zámek, který dokáže během pár sekund otevřít šikovnější zloděj pomocí kancelářské sponky. Ale k účtům v cloudu, sociálním sítím nebo eshopům používáme jednoduchá hesla. A dost často dokonce stejné heslo pro různé služby. A tím si koledujeme o malér - pokud se někdo k našemu účtu dostane, může si číst naše data, smazat je nebo v nejhorším případě zneužít.

Největší bezpečnostní hrozba pro data v cloudu se nachází mezi klávesnicí a židlí - je to uživatel sám, který má slabé, odhadnutelné heslo.

Pavel Minář

Pavel Minář

Pavel Minář · IT & Google Workspace Consultant · (www.minar.cz) 

Přitom stačí dodržovat 3 jednoduchá pravidla:

  1. Bezpečné heslo
  2. Pro každou službu jiné heslo
  3. Dvoufázové ověřování všude, kde to jde

Bezpečné heslo

Pokud budete mít jednoduché heslo, např. “Pavel1974”, je zde riziko, že si jej někdo zapamatuje, když uvidí, jak ho zadáváte na klávesnici. Navíc, pokud je heslo složeno ze známých faktů (jméno, rok narození, jméno dítěte, konec rodného čísla, jméno domácího mazlíčka), může si zloduch domyslet zbytek hesla, pokud zahlédne jen část.

Pokud máte jednoduché heslo, může být odhaleno metodou hrubé síly - tzv. brute force attack. Algoritmus prostě zkouší různé kombinace písmen a číslic a jednou se trefí. U slabého hesla se může trefit velmi rychle. Pokud máte heslo delší a složitější, bude mu to trvat daleko déle. Až tak dlouho, že v té době nebude heslo aktuální.

Heslo by tedy mělo mít dostatečný počet znaků (různé zdroje uvádí více jak 8 nebo 10 znaků) a mělo by se skládat z malých a velkých písmen, čísel a znaků. Takže třeba heslo:

mB4j@+Dj2dmB1j@

… je velmi bezpečné a neuhodnutelné. Jak si takové heslo ale zapamatovat? Stačí použít mnemotechnickou pomůcku. Třeba v tomto případě jsou to první písmena říkačky:

Měla babka 4 jabka a dědoušek jen 2. Dej mi babko jedno jabko.

Heslo vzniklo z prvních písmen jednotlivých slov, číslovky jsou zapsány číslem a postavy příběhu vždy velkým písmenem. Jinou technikou je použít místo říkanky první písmena vaší oblíbené písničky, seznam ingrediencí na jídlo, které rádi vaříte, apod. Prostě do tvorby hesla zapojit příběhy, který si náš mozek lépe zapamatuje. 

Unikátní heslo

Pro každou službu byste měli mít unikátní heslo. Jde o to, pokud by některé službě vaše heslo uniklo, abyste tím neprozradili přístupy do všech ostatních. K domovu, kanceláři, autu, chatě a schránce na dopisy také nemáte jeden univerzální klíč.

Mrkněte na stránku Have i been pwned (https://haveibeenpwned.com/) a zadejte svou emailovou adresu. Tato stránka sbírá databáze uniklých přihlašovacích údajů. Když se v nich vaše adresa vyskytuje, dá vám o tom vědět. Používáte-li všude stejné heslo, stačí jedna špatně zabezpečená služba a útočník má klíče od všech dalších účtů.

Dvoufázové ověřování

Většina moderních online služeb podporuje dvoufázové zabezpečení (například Google, Microsoft, Facebook, Twitter, v podstatě všechny banky, …). Jde o to, že pokud zadáte správné heslo, služba vám pro jistotu pošle (SMSkou, do speciální aplikace, generátor kódu pro dvoufázové zabezpečení, …) kód na váš mobilní telefon, který musíte při přihlášení zadat společně s heslem.

dvoufaktorové ověření


Pokud by útočník znal vaše heslo, musel by mít i váš mobilní telefon, aby se do účtu dostal. Což už je méně pravděpodobné. A i kdyby ten telefon měl, tak máte svůj telefon jistě zamknutý otiskem prstu, obličejem nebo speciálním tahem na displeji.

Místo telefonu se dá pro dvoufázové ověřování použít speciální USB klíčenka. Tento způsob je spíše obvyklý ve velkých korporátech a tam, kde se pracuje s opravdu citlivými daty. Pro běžné použití je kód z mobilu dostatečně bezpečný.

Jak dvoufázové ověřování zapnout? Každá služba to má jinak. Mrkněte v dané službě do sekce zabezpečení účtu a zde již najdete instrukce. Jak to nastavit v případě Google účtu najdete v tomto videu - https://youtu.be/IVX3TG1hrHA.

Peněženky na hesla

No jo, ale kdo si má všechna ta hesla pamatovat? Existují aplikace - správci hesel, které jsou chráněny jedním heslem a ideálně i dvoufázovým ověřováním, do kterých si hesla můžeme ukládat. Mezi nejpoužívanější patří:

Kdy měnit heslo?

Dříve se říkalo, že heslo se má měnit každý týden/měsíc/půl rok. To ale vedlo k tomu, že uživatelé tvořili jednoduchá lehce zapamatovatelná hesla, která různě střídali. Daleko bezpečnější je mít složitější heslo, unikátní a měnit ho v případě, kdy máme podezření, že bylo odhaleno - na což nás může upozornit dvoufázové zabezpečení.

Checklist

 

[sekce] => nastroje [description] => Cloud je sám o sobě bezpečný, jen je třeba dbát na vhodnou volbu hesla a nastavení bezpečnějšího přihlášení. [_mtime] => 1607654318 [poradi] => 2 [publikovat] => 1 [url] => bezpecnost-v-cloudu-hesla.cs ) [1] => Array ( [html_title] => Co je to cloud? [title] => Co je to cloud? [claim] => V angličtině cloud znamenají oblaka. V počítačové hantýrce je cloud označení pro počítače / servery, které nemáte u sebe ve firmě, ale pronajímáte si úložiště, výpočetní výkon a aplikace od firmy, která má obrovské serverové “farmy”. V cloudu se k vašim emailům, dokumentům a dalším datům dostanete odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení - můžete tak pracovat stejně efektivně, jako byste seděli v práci na firemní síti. [text] =>

Cloud dnes už není jen pouhý prostor na ukládání dat. Postupně se do cloudu přenáší vše. Už nepotřebujeme ve firmě vlastní emailový server, ale využíváme mailové schránky u specializované firmy. Účetní programy už neinstalujeme lokálně na PC, ale přihlašujeme se do online fakturačních programů, jako je Fakturoid (www.fakturoid.cz) nebo iDoklad (www.idoklad.cz). Abychom otevřeli a upravili textový dokument nebo tabulku, nemusíme již instalovat Microsoft Word a Excel, ale lze využít některý z online editorů (otatně, i ten Word a Excel mají své online varianty). 

Cloud

A díky tomu máme své maily, kalendáře, data a dokumenty k dispozici kdykoliv, kdekoliv a na jakémkoliv zařízení. Pokud tedy máme připojení na Internet. Ale i bez Internetu to jde (viz dále).

Ajťáci ze staré školy říkají: Data v cloudu jsou data v čoudu. Nicméně statisticky je větší šance, že přijdete o data na lokálním serveru než o data v cloudu. Firmy, které se cloudem zabývají profesionálně (např. Google a jeho Workspace (dříve G Suite) nebo Microsoft Office 365), řeší například to, že vaše data jsou uložena na několika místech na světě. Kvůli bezpečnosti a rychlému přístupu odkudkoliv. Nabízí se analogie s bankou - peníze již neschováváme pod polštář, ale dáváme je do banky - jsou tam více v bezpečí a banka nabízí více služeb, než náš polštář ;-).

Pavel Minář

Pavel Minář

IT & Google Workspace Consultant - www.minar.cz

Co moderní cloudové služby umí

Pošta

Emaily jsou základem komunikace. Moderní cloudové systémy vám umožní přístup k vaší schránce z libovolného místa a počítače. Stačí jen internetový prohlížeč. Samozřejmostí je přístup k poště i z mobilního telefonu a tabletu. A samozřejmostí také je, že vaše pošta funguje na vaší doméně. Takže nemusíte používat adresy ve tvaru např. jan.novak@gmail.com, ale jan.novak@vasefirma.cz. 

Kalendáře

Kalendáře dnes nejsou jen o tom, že si někam zapíšete své schůzky. Online kalendářové aplikace vám nabídnou termín schůzky s kolegou tak, abyste měli oba čas. Řeší rezervace zasedacích místností, plánování vašeho osobního a pracovního času, práci na projektech, apod.

Úložiště dat

Protože máte data uložena primárně v cloudu, máte k nim přístup odkudkoliv. Pokud jste měli dřív data uložena na harddisku notebooku a ten se pokazil, byli jste nahraní - resp. data byla opravdu v čoudu. U cloudu má poskytovatel několik záloh, nabízí revize dokumentů a obnovu smazaných dat.

Dokumenty, tabulky a prezentace

Moderní cloudové systémy nabízí práci s textovými dokumenty, tabulkami a prezentacemi přímo z prohlížeče. Nemusíte nic instalovat. Navíc může na jednom dokumentu v jeden moment pracovat více uživatelů - a to nejen dokument editovat ve více lidech, ale přidávat komentáře a návrhy na změny či pracovat s revizemi.

Komunikační nástroje 

Email je fajn, ale je trochu pomalý. Váš cloudový systém by měl nabízet nástroj pro instantní komunikaci (chat) a videohovory. Ideálně v kombinaci s kalendářem - schůzka v kalendáři se může odehrávat v zasedačce, ale i online. Místo čísla místnosti je v události odkaz na videohovor. 

anywhere

Díky cloudovým aplikacím budete minimálně stejně efektivní, jako byste byli při práci s týmem ve stejné místnosti.

Výhody cloudu

  • any place - vaše aplikace a data máte přístupné odkudkoliv, kde je připojení na Internet. Stačí vám pouze internetový prohlížeč. Do cloudu se přihlásíte pomocí svého účtu a hesla. Pamatujte proto na bezpečnou práci v cloudu.
  • any device - abyste měli přístup k aplikacím a datům, nejste omezeni pouze na svůj počítač. Například finální kontrolu tohoto dokumentu dělám na telefonu. Stejně tak se ke svým datům dostanu z tabletu nebo půjčeného počítače. Nemusím nic instalovat, vše se odehrává v prohlížeči. 
  • online spolupráce - moderní cloudové systémy již myslí na to, že bude např. na jedné tabulce pracovat více lidí ve stejný okamžik. Cloud si s tím hravě poradí - nepřepisujete si navzájem poslední verze dokumentů, máte k dispozici nástroje pro komentování, návrhy, revize a podobně. A je jedno, jestli jste na počítači a váš kolega třeba na tabletu.
  • bezpečnost - data nejsou umístěna fyzicky na zařízení (notebook, telefon nebo tablet), takže je máte plně pod kontrolou. Např. při ztrátě mobilního zařízení může administrátor toto zařízení od cloudu odpojit a data zůstanou v bezpečí. Další faktor je, že poskytovatelé cloudových řešení za vás řeší zálohování dat nebo ochranu proti virům (např. do Gmailu nedokážete poslat přílohu, která je zavirovaná). Cloudové aplikace nemusíte také aktualizovat - vždy pracujete na nejnovější verzi.

Nevýhody cloudu

  • práce bez internetu - častým argumentem proti cloudu je fakt, že bez internetu se nemůžete pracovat. Ale to již není pravda - např. cloudový systém od Google - Workspace (dříve G Suite) - podporuje práci offline. I bez připojení k internetu se dostante k vaší poště a editovat můžete posledních 4000 dokumentů, které jste naposledy otevřeli.
  • důvěryhodnost poskytovatele - vybírejte takového poskytovatele, který smluvně poskytuje záruky (dostupnost služby, technická a uživatelská podpora, jasná deklarace, že je v souladu s GDPR). Dívejte se také na to, kdo třeba z vašich obchodních partnerů danou službu používá, poptejte se na zkušenosti. 
  • bezpečnost - klíče k vašim datům v cloudu jsou v podstatě hesla vašich uživatelů. Pokud budou mít uživatelé jednoduché heslo, je jen otázkou času, než se někdo dostane k vašim datům. Proto moderní cloudové systémy dokáží vynutit bezpečné heslo a podporují tzv. dvoufázové ověřování - pro přístup k datům nestačí pouze heslo, ale i další způsob ověření (např. SMS s kódem na telefon uživatele, jak znáte z většiny bank).

Jaké řešení vybrat?

Google-Microsoft

Pokud vybíráme poskytovatele cloudových služeb, který nabízí práci s poštou, kalendáři, úložiště dat, online spolupráci s dokumenty v týmu a komunikační nástroj (online chat, videohovory), máme dnes v podstatě na výběr ze dvou možností:

  1. Workspace od Google (dříve G Suite)
  2. Office 365 od Microsoftu

Obě řešení jsou rovnocenná a ať vyberete kterýkoliv, neuděláte chybu. Workspace (G Suite) mají výhodu v tom, že tento systém zaměstnanci již znají, protože často soukromě využívají Gmail účet, který je zdarma. Workspace na rozdíl od účtu Gmail zdarma nabízí centrální správu, kontrolu nad daty, větší úložiště, technickou podporu a záruky (např. dostupnost aplikací).

Office 365 jsou jasnou volbou, pokud vyžadujete klasické aplikace Microsoft Word a Excel, které jsou de facto standardem. Microsoft totiž ve vyšší edici Office 365 nabízí kromě cloudových aplikací i klasické aplikace pro Windows a MacOS.

Pozor na služby zdarma

Občas se setkáváme s tím, že ve firmách používají cloudové služby zdarma - např. účet Gmail, který je zdarma. Naproti tomu Workspace (dříve G Suite), které obsahují také Gmail jsou placené a primárně určené do firem. U služeb zdarma nemáte většinou garantovanou dostupnost, záruky, technickou podporu, atd. Pamatujte na anglické přísloví “There ain't no such thing as a free lunch.”

Když je něco zdarma, nejste většinou zákazník, ale zboží. Zákazníkem poskytovatele cloudových služeb nejste vy, ale inzerent, který na vás směruje reklamu.

Pavel Minář

Pavel Minář

IT & Google Workspace Consultant · www.minar.cz

Kdo frčí na cloudu?

Komerční společnosti (Kofola, Price Waterhouse Cooper, DHL, Carrefour, Whirlpool, Ahold, IKEA), technologické firmy (Avast, Konica Minolta, Hewlett-Packard, Seagate Technology, Verizon, Software602, H1.cz), banky (Česká spořitelna, BBVA), tak i státní správa (město Český Krumlov, U.S. Army) nebo školy (Univerzita Karlova v Praze, Univerzita Palackého v Olomouci, 75 z TOP100 univerzit v USA).

Checklist

 

[sekce] => nastroje [description] => Díky cloudovým aplkacím budete minimálně stejně efektivní jako v kanclu. [_mtime] => 1607653372 [poradi] => 1 [publikovat] => 1 [url] => co-je-to-cloud.cs ) [2] => Array ( [html_title] => Nástroje pro řízení projektu [title] => Nástroje pro řízení projektu [claim] => Nástrojů na project management je celá řada. Pomáhají spravovat projekty, řídit spolupráci na úkolech, delegovat, fungovat efektivněji a aplikovat firemní procesy. [text] =>

Projekt by měl být unikátní, časově ohraničený a s vizí dosažení konkrétního cíle. Pokud se projekty nebo jejich dílčí části opakují, je vhodné se zamyslet nad definicí a používáním procesů – nutí k dodržení „best practices“ a uchování firemního know-how.

Projekt má jasnou a logickou strukturu – nerozpadne se. Proč? Každý ví, co má dělat, odpovědnosti jsou jasné, termíny nekloužou, podklady jsou na jednom místě a snadno dohledatelné.

Šéf má přehled o práci týmu, lépe se mu kontroluje a deleguje díky procesům, případně ví, kolik co stálo času/peněz/energie. To vše vede k efektivnějšímu fungování týmu nebo celé firmy.

Většina nástrojů je flexibilní a neexistuje jedna univerzální cesta, jak je používat. Každý tým funguje jinak, proto je důležité domluvit se na pravidlech používání a efektivní komunikaci. 

Obecně se nástroje liší dle toho, jak můžete nahlížet na jednotlivé tasky. Některým týmům bude vyhovovat kanbanové rozdělení ve formátu nástěnek, některým spíš klasický seznam, kde mohou úkoly “odškrtávat.”

Typická je pro projektové nástroje asynchronní komunikace, která je vhodná pro předání a uchování informací či souborů, řešení odpovědností nebo termínů ve firmách a týmech. Mezi další výhody patří méně časté rušení při práci a možnost rychle najít to, co ke své práci každý potřebuje. 

Efektivní komunikaci na dálku a řešení úkolů zde můžeme označit za společný cíl všech PM nástrojů. Úkoly se zobrazují buď jako seznam položek pod sebou nebo ve sloupcích, tzv. kanbanu. Po registraci máte běžně zkušební období zdarma na 14 dní až měsíc. 

Asana

asana

Asana nabízí několik pohledů na vaše úkoly. A také skvělou mobilní aplikaci.

Komplexní řešení pro řízení spolupráce v týmu. Umožňuje zapisování postupů, díky kterým předchází časté chybovosti a výstupy jsou kvalitnější. Ve srovnání s konkurenčními nástroji je zpracování procesů v Asaně velmi praktické. Umožňuje plánovat, nastavovat milníky, timeline projektu a je vizuálně příjemná. Lze přepínat mezi zobrazením kanban, task list a timeline.

Hodí se pro malé a střední týmy, pro velké týmy může být překážkou cena, pokud chtějí využívat prémiové funkce. Pro tým do 15 uživatelů a pouze základními funkcemi je zdarma. Jakmile se váš tým rozšíří nebo budete chtít spolupracovat na projektech s klienty, už to nebude levná záležitost.

Výhody

  • Odhady k úkolům, plánování kapacit
  • Nastavení procesů, šablon a opakovaných činností
  • Interní komunikace na jednom místě
  • Skvělá mobilní aplikace
  • Má verzi zdarma
  • Možnost přepnout Kanban na Task list či Timeline (podobné jako Gantt)

Nevýhody

  • Nemáte přehled napříč organizacemi
  • Nelze omezit přístupová práva
  • Není v češtině
  • Cenová politika (pokud nevyužijete verzi zdarma, platíte za uživatele, tzn. tým o 20 členech vyjde na 270 USD za měsíc).

Trello

trello

Pracovní prostředí Trella se výrazně liší od ostatních nástrojů. Úkoly jsou řešeny formou nástěnek s kartami úkolů (kanban), mezi sloupci se úkoly přesouvají podobně jako papírové lepíky. V základu má Trello jen pár funkcí jako je vytváření úkolů, štítky, filtrování podle data a lidí. Více výhod získáte pestrým výběrem doplňků powerups, za které platíte v závislosti na velikosti týmu.

Hodí se pro osobní úkoly, ale i týmové projekty a sdílení v malé/střední firmě. V základní verzi na 10 nástěnek bez powerups je zdarma. Vzhledem k tomu, že Trello nemá pohled na všechny úkoly napříč nástěnkami, tak se orientace lidí a zpětná kontrola práce trošku komplikuje.

Výhody

  • Jednoduché ovládání
  • Přizpůsobení pracovní plochy
  • Propojení s cloudovými službami
  • Mobilní aplikace schopná pracovat i offline
  • Množství powerups
  • Verze zdarma pro 10 nástěnek

Nevýhody

  • Zobrazení pouze v kanbanu (nástěnky se sloupci)
  • Horší přehlednost úkolů v kartách
  • Absence pohledu napříč nástěnkami
  • Absence omezení přístupových práv
  • Absence Timeline a Ganttu
  • Cena závislá na počtu uživatelů (za tým o 20 členech 250 USD měsíčně)

Basecamp

Velmi populární nástroj na týmové úkoly, sdílení informací, organizaci projektů a firemní komunikaci. Každý úkol má svou vlastní diskuzi s možností odkazování na jednotlivé komentáře. Basecamp je komunikační nástroj, který dokáže nahradit e-mail a zároveň má vlastní chat.

Obstojně tedy kombinuje synchronní a asynchronní komunikaci. Organizuje dokumenty do složek, skupinová oznámení, novinky a nápady shromažďuje na nástěnce zpráv. Umožňuje k úkolu přiřadit více řešitelů. Hodí se pro malé i velké firmy.

Výhody

  • Společný chat
  • Sdílený kalendář a plánování
  • Automatické týmové připomínky
  • „Hill Chart“ pro přehled o fázi projektu
  • Má omezenou verzi zdarma
  • Fixní cena 99 USD za měsíc bez ohledu na velikost týmu

Nevýhody

  • Nepodporuje češtinu
  • Nesleduje finanční stránku projektu
  • Pro menší týmy nákladnější nástroj
  • Nemá integrovaný timetracking a výkazy, lze jej napojit na nástroje třetích stran
  • Absence funkcí ke komplexnímu projektovému řízení (štítky, podúkoly, Gantt chart/Timeline, kapacity)
  • Neumožňuje zobrazit/filtrovat úkoly napříč projekty

Jira

jira

Jira je mocný nástroj, který se hodí pro velké týmy a mnoho způsobů řízení.

Project management software, který patří mezi legendy. Hodí se především SW vývojářům ke sledování dění na projektu a stavu úkolů, evidenci chyb a požadavků, agilní komunikaci. Jira podporuje agilní řízení a má kanban, případně umožňuje do velké míry přizpůsobení na míru požadavků týmu. Bohužel kvůli tomu bývají první kroky s Jirou složitější. Hodí se pro široké spektrum firem.

Dostupná je v placené verzích Cloud nebo Server, máte tedy možnost výběru, kde budou vaše data uložená. 

Výhody

  • Podporuje kanban
  • Flexibilní řešení verze Jira Server
  • Spousta integrací
  • Komplexní nástroj pro vývojáře
  • Verze zdarma

Nevýhody

  • Osekané funkce v levnějších verzích
  • Administrativní omezení
  • Nákladný nástroj
  • Absence češtiny
  • Složitá počáteční konfigurace
  • Cena závislá na počtu uživatelů (za tým o 20 členech 140 USD měsíčně)

Freelo

Česká alternativa k výše zmíněným zahraničním gigantům. Na úvodní stránce se každému zobrazují úkoly napříč projekty, na kterých má pracovat, podobně jako v e-mailovém inboxu.

Freelo

Freelo.cz - přehledná česká alternativa, kde na vás bude podpora mluvit rodným jazykem 

Freelo si zakládá na jednoduchosti a přehlednosti, zároveň je nadupané funkcemi, které jsou k řízení projektů potřeba – řeší finanční stránku projektu, má timetracking, přístupová práva, procesní checklisty, štítky, možnost přepnout kanban i task list, propojení s kalendářem a pokročilé filtrování s pohledy na úkoly napříč projekty.

Freelo je vhodné pro týmovou komunikaci nad úkoly. Díky chytrým podúkolům se na úkolech může podílet více řešitelů a každý ví, kterou část úkolu má vyřešit.
Freelo se hodí pro freelancery, menší a střední firmy. Větší týmy uvítají fixní cenu tarifů, nezávislou na počtu uživatelů. Je celé v češtině, jde přepnout do angličtiny nebo slovenštiny. 

Výhody

  • Komplexní přehled nad úkoly napříč projekty
  • Timetracking, výkazy, rozpočty, fakturace a komplexní přehledy
  • Možnost přepnout Kanban na Task list
  • Procesní šablony
  • Česká zákaznická podpora
  • Fixní cena 43 USD měsíčně bez ohledu na velikost týmu 

Nevýhody

  • Absence Timeline a Ganttu
  • Plánování časové kapacity uživatelů
  • Propojení s externím úložištěm
  • Chybí pokročilejší automatizace

[sekce] => nastroje [description] => [poradi] => 4 [_mtime] => 1607533794 [publikovat] => 1 [url] => nastroje-pro-rizeni-projektu.cs ) [3] => Array ( [html_title] => Nástroje pro synchronní komunikaci [title] => Nástroje pro synchronní komunikaci [claim] => Nástroje pro synchronní komunikaci nahrazují potkávání v kuchyňce nebo společné meetingy. Do této kategorie spadají chaty, telefonování a videokonference a předpokládá se okamžitá reakce druhé strany. Pracujte kdekoli a buďte stále ve spojení s celým týmem. [text] =>

Hodně firem na to zapomíná a přitom je to velmi důležité – nastavení pravidel používání pro jednotlivé nástroje. Každý člen týmu by měl vědět, kdy se jaký nástroj hodí a jak se má používat. Jinak se z komunikačního nástroje může snadno stát rušící prvek, který nadělá víc škody než užitku (časté vyrušování, moc notifikací, příliš dlouhé videohovory).

„Nastavte si svoje komunikační hranice. Jaké kanály jste ochotni používat a kdy. Já třeba neberu neplánované telefony před 13. hodinou. Bál jsem se toho a je to v pohodě, už 4 roky.“


Karel Borovička

Online marketing

Protipólem je asynchronní komunikace, která je vhodná pro předávání a uchovávání informací, řešení odpovědností nebo termínů. Mezi další výhody patří méně časté rušení při práci a možnost rychle najít to, co ke své práci každý potřebuje.

„Situace kolem Covidu je opruz, to víme všichni. Zároveň vytváří pro lídry jedinečnou příležitost. I digitálně zaostalé týmy teď mohou umazat náskok a v krátké době začít fungovat s možnostmi, které nabízí 21. století. Je dobré využít to naplno.“


Ing. Míra Vlach

Projektový manažer a specialista na rozvoj projektového řízení 

Většina nástrojů má možnost chatu i videokomunikace, zpravidla ne obojí umí dokonale. Proto je lepší, zvolit typ nástroje přesně pro danou potřebu (online chat nebo videohovor). 

Přečtěte si také

Nastavení komunikace a pravidel

Chatovací nástroje

Slack

Jde o nejoblíbenější nástroj pro synchronní komunikaci ke spolupráci celého týmu. 

Konverzace jsou organizované v kanálech, které mohou být veřejné, soukromé nebo pro vybranou skupinu. Jsou rozdělené podle jednotlivých témat, projektů nebo týmů, a tak díky jasnému obsahu kanálu budete Slack používat efektivně a udržovat jasný cíl. Kanál lze uzavřít a vždy zpětně v konverzacích vyhledávat. Hodí se ke sdílení s klienty i kolegy.

My v CoworkBooking.com používáme Slack a naše prostředí vypadá zhruba takhle.

Základní balíček lze využívat zdarma, jeho funkce jsou však omezené na menší množství zpráv uložených v archivu, možnost propojení s méně aplikacemi, videohovory 1:1 a dvoufázové ověření. Placené tarify mají navíc třeba skupinové hovory se sdílením obrazovky, propojení s celou řadou aplikací, export dat nebo Slack Connect pro bezpečnější propojení s jinými organizacemi. Varianty tarifů jsou navržené pro malé, střední až velké firmy.

Mrkněte na pár tipů ohledně využívání Slacku:

Používejte statusy

Dejte ostatním vědět, jestli jste právě k dispozici. Nastavte svůj status ať ostatní ví, zda se právě plně soustředíte na práci nebo jste na schůzce.

slack status
Vypnuté notifikace

Časté vyžadování pozornosti můžete přerušit vypnutím notifikací. Nastavte notifikace jen na přímé zprávy vám nebo když vás někdo zmíní a ponořte se do hluboké práce.

Zmínky

Hodí se pro rychlé rozpoznání, co čeká na vaši reakci. Získejte rychlý přehled, co musíte vyřídit. Oslovte najednou všechny členy kanálu přes @here/@channel (ale opravdu jen když je potřeba oslovit všechny) nebo jen konkrétní kolegy.

slack here channel

Upomínky

Nastavte připomenutí, kdy se chcete zprávě věnovat. Slack vás v budoucnu na zprávu znovu upozorní.

Používejte kanály a vlákna

Udržují společná témata přehledná.

Vlastní roboti

Snadné propojení na skripty a posílání notifikací z jiných systémů. Jste stále v obraze ať jde o nový příspěvek se zmínkou o vás na Twitteru nebo připomínku narozenin kolegy.

Výhody

  • Přehledná komunikace v kanálech
  • Velké množství integrací na třetí aplikace
  • Formátování zpráv

Nevýhody

  • Omezené funkce u verze zdarma
  • Nepodporuje češtinu

MS Teams

Microsoft Teams je jedním z moderních řešení komplexní týmové komunikace a spolupráce. Poskytuje všechny potřebné nástroje  – chat, sdílení souborů, úkoly a videohovory se sdílením obrazovky. Po ruce máte také poznámky, kontakty a další nástroje z balíčku MS Teams

Teams

MS Teams jsou komplexnější než Slack a nabízí propojení s MS Office.

Spolupracujete v týmech a v reálném čase vytvoříte projekty a pozvete do nich kolegy, v rámci projektů komunikaci třídíte do kanálů. V každém kanále je sekce Příspěvky, kde je jedna velká chatovací skupina všech pozvaných uživatelů.

Narozdíl od Slacku jde o komplexní komunikační nástroj. Chat můžete vytvořit soukromý 1:1 nebo skupinový. Díky formátování jsou zprávy velmi přehledné, lze nastavit notifikace nebo je úplně vypnout a soustředit se na práci. V rámci zpráv funguje fulltextové vyhledávání, filtrování, historie komunikace nebo ukládání důležitých zpráv.

Je nutné instalovat aplikaci, která je pro desktop i mobil.

Verze zdarma umožňuje chat a spolupráci, neomezené chatování a vyhledávání, omezený datový prostor na soubory v chatu, sdílení souborů v rámci týmů a kanálů, získáte webovou verzi Wordu, Excelu a PowerPointu, integrované aplikace nebo hovory se sdílenou obrazovkou. Placené tarify nabízejí navíc například aplikace na zvýšení produktivity, lepší zabezpečení, správu uživatelů nebo záznamy schůzek. Hodí se pro malé až velké týmy.

Výhody

  • Podpora češtiny
  • Propojení se službami Microsoftu
  • Vychytaná mobilní aplikace
  • Hodí se pro školství, organizaci přednášek a webinářů

Nevýhody

  • Pouze pro videohovory příliš komplexní nástroj
  • Nutnost registrace
  • Nutnost stažení aplikace
  • Verze zdarma je pouze s omezenými pokročilými funkcemi

MS Teams bude více vyhovovat, pokud používáte ekosystém od Microsoftu. Teams také doručí komplexnější penzum nástrojů. Cenou za to bude větší složitost. Pokud je primární potřeba pouze skupinové chatování a chcete věci jednodušší a modernější, tak doporučujeme Slack a k tomu případně balík Google Workplace (dříve G Suite).

Nástroje pro videohovory

Google Meet

google meet

Nástroj se hodí pro online schůzky, školení nebo webináře. 

Schůzku naplánujete v Google kalendáři, zvolíte název schůzky, datum, čas a případně připojíte krátký popis. Následně vytvoříte odkaz pro připojení k online schůzce a pozvaným účastníkům přijde e-mail o naplánované schůzce, s odkazem pro připojení. 

Další varianta je vhodná pro okamžité vytvoření schůzky – otevřete webovou stránku Google Meet a na pár kliknutí vygenerujete odkaz ke schůzku, který můžete s kýmkoli sdílet, není třeba nic instalovat. 

Pokud znáte jméno nebo e-mail uživatele, ihned ho můžete pozvat do konverzace, videohovoru nebo zavolat přímo na mobil. Pořádat schůzky a připojit se k nim lze také přes mobilní aplikaci. 

Pro zákazníky Google Workplace (dříve G Suite) jsou k dispozici rozšíření a další funkce, například větší kapacita schůzek, nahrávání záznamu nebo živé přenosy v rámci domény.

Výhody

  • Integrace s Google kalendářem
  • Bez instalace
  • Možnosti nahrávání a stahování ze záznamu
  • Podpora češtiny

Nevýhody

  • Omezené funkce ve verzi zdarma
  • Limity pro počet účastníků. Ve verzi zdarma je to 100 účastníků

Skype

skype

Patří k nejčastějším volbám, protože je notoricky známý a oblíbený pro své jednoduché používání. Skype můžete začít používat i bez registrace, stačí vygenerovat unikátní odkaz a k hovoru přizvat až 50 účastníků. 

Hovor můžete otevřít ve webovém prohlížeči nebo stáhnout aplikaci. 

V případě registrace je ke spojení s někým dalším nutné nejprve uživatele uložit mezi své kontakty, což může trochu komplikovat rychlou online schůzku. Se Skype kreditem lze volat na mobil, pevnou linku a psát SMSky po celém světě, stačí mít telefonní číslo.

Běžný Skype je zdarma a je vhodný pro malé a střední týmy. Pro velké/korporátní týmy se hodí varianta Skype for Business, která vám umožní spojit až 250 lidí během jednoho online setkání. Jsou zde navíc pokročilé funkce, za které ale platíte. Cena závisí na počtu lidí připojených k videohovoru.

Výhody

  • Celosvětově populární
  • Jednoduché používání
  • Nahrávání videohovorů a živé titulky

Nevýhody

  • Musíte se registrovat
  • Nutnost uložit lidi do kontaktů
  • Chybí integrace na aplikace

Zoom

zoom

Zoom nabízí zdarma 40 minutové meetingy. Můžete je zaheslovat a obvykle dobře běží i na pomalejších připojeních.

Jde o další univerzální platformu, která pokrývá konzultace, přednášky, školení a webináře. Ke schůzce se lze připojit z webového prohlížeče, ale lepší je stáhnout aplikaci, která je dostupná pro desktop i mobil. 

Ke schůzce se připojíte přes odkaz v pozvánce, ten má podobu buď linku k okamžitému připojení a lze ho sdílet a nebo jde o unikátní link určený pro jednoho člověka (pro webináře, školení a účastníci schůzky jsou anonymní). 

Zoom ve verzi zdarma umožňuje neomezené množství schůzek až pro 100 účastníků v délce do 40 minut. Dále funkce jako sdílení obrazovky, multi-sdílení ostatních uživatelů, psaní na tabuli, nebo waiting room. 

V placených tarifech je možné spravovat uživatelské účty, integrovat na školní řídící systémy, reportovat, nahrávání záznamů nebo neomezeně dlouhé meetingy a skrze API můžete Zoom integrovat do vlastních služeb. Hodí se pro freelancery, menší a střední týmy i korporáty a školy.

Výhody

  • Pokročilá správa uživatelských účtů
  • Automatické nahrávání hovorů do cloudu
  • Možnost nastavení přístupů (waiting room, vstup na heslo, dělení místností)
  • Integrace na Integromat (automatizace návazných procesů na další stovky služeb)
  • Obvykle běží i na pomalejších připojeních tehdy, kdy ostatní nástroje nestačí

Nevýhody

Checklist pro výběr nástroje

 

 

„Mnoho týmů stále není dobře připraveno na týmový home office, zejména pokud dosud sázeli hlavně na časté porady a průběžnou osobní komunikaci v kanceláři,“


Ing. Mira Vlach

Projektový manažer a specialista na rozvoj projektového řízení

 

[sekce] => nastroje [description] => [poradi] => 3 [_mtime] => 1605259754 [publikovat] => 1 [url] => nastroje-pro-synchronni-komunikaci.cs ) ) 1

Vzdálená práce a právo

Array
(
    [0] => Array
        (
            [html_title] =>  “Remote working” v českém právním prostředí
            [title] =>  “Remote working” v českém právním prostředí
            [publikovat] => 1
            [claim] => Váš tým je připraven na remote work. Procesy i návyky fungují. Jak ale zajistit, aby vše bylo právně správně nastaveno a vaše firma se nedostala do křížku s českým právním řádem? Připravili jsme pro vás pár kroků, díky kterým můžete mít vzdálené zaměstnávání papírově v pořádku. 
            [text] => 
Ilustracni-obrazek

Pro vzdálenou spolupráci se používá hned několik termínů - home office, homework, telework, cowork. Všechny ale mají společné to, že je zaměstnanec vykonává mimo prostory trvale zajištěné jeho zaměstnavatelem pro účely výkonu práce. Tedy (většinou) kanceláře. Český právní řád není dostatečně flexibilní a již léta se spokojí jen s velmi omezenou právní úpravou.

Podstatné ale je, že se práce na dálku uznává a tedy jednoznačně povoluje (najdete to v liteře ustanovení § 2 odst. 2 a § 317 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů).

Pojďme se tedy podívat, jak na to.

Sepište si to písemně

Pro vlastní právní existenci vzdáleného zaměstnávání je nutný dokument. Může to být dodatek k pracovní smlouvě nebo jiný dokument.

Zaměstnanec může pracovat vzdáleně po celou pracovní dobu, nebo třeba jen některé dny, to je čistě na vás. Pamatujte však, že zaměstnance do vzdálené práce nemůžete nutit.

Co musí zaměstnavatel zajistit?

Bezpečnost na prvním místě

Nejdůležitější věcí je bezpečnost na pracovišti - a tu musí zaměstnavatel zajistit i v případě práce na dálku.

Zaměstnavatel musí zaměstnance proškolit pro práci z pohledu BOZP a to ve stejném rozsahu, jako by byl zaměstnanec na pracovišti. Nezapomínejte tedy na vstupní i pravidelná školení u zaměstnanců v režimu remote working a veďte o jejich absolvování záznam.

Přečtěte si

Podívejte se na doporučení, co byste měli řešit v rámci BOZP např. zde nebo zde.

Bezpečnost se nevyplatí podceňovat - pokud by se zaměstnancům stal pracovní úraz - tedy pokud by zaměstnanec utrpěl újmu na zdraví či dokonce zemřel při plnění pracovních úkolů, nebo v přímé souvislosti s nimi, a zaměstnavatel řádně zaměstnance neproškolil, náklady na léčbu, případně odškodnění bude muset hradit zaměstnavatel.

Nutno podotknout, že ani řádné školení BOZP nezbavuje zaměstnavatele zodpovědnosti - pokud např. začne na pracovním místě hořet, bude muset zaplatit případné odškodnění. Coworkingové prostory však mají bezpečnost maximálně zajištěnou a oproti klasické home office tak mohou být zaměstnavatelé v klidu.

Coworkingové prostory vám v tomhle výrazně pomůžou - drtivá většina zajišťuje takové podmínky, které splňují povinnosti BOZP. Pokud tak váš tým nebo jeho část pošlete pracovat z coworkingu, z hlediska bezpečnosti máte vyhráno. 

Náklady pro práci

Zákoník práce toto nedefinuje zcela jasně, ale zaměstnavatel by měl vzdáleně pracujícímu zaměstnanci uhradit veškeré pracovní náklady. 

Energie, internet, nutné vybavení. Můžete se domluvit na měsíční paušální částce, kterou zaměstnanci budete přispívat k výplatě.

Coworkingy vám opět vytrhnou trn z paty, jelikož přístupné energie a internet zdarma najdete ve všech, vybavení jako monitory nebo tiskárny lze dohodnout podle vašich potřeb.  

Energie-internet

Ochrana dat

Za jeden z nejproblematičtějších faktorů vzdáleného zaměstnání lze považovat zajištění ochrany dat. 

Data můžete bezpečně držet v cloudu se zapnutou dvoufaktorovou autentizací. Pomůže i bezpečné heslo a šifrování. Většina coworkingů nabízí i privátní, uzamykatelné kanceláře, takže zajistíte, že případné vytisknuté dokumenty neuvidí nikdo nepovolaný. 

Přečtěte si také

Bezpečnost v cloudu

Pracovní doba a přesčasy 

Velkou výhodou vzdálené spolupráce je to, že si zaměstnanci mohou rozvrhnout svůj čas. Jak to ale vyřešit právně?

Napište si napřímo do smlouvy, že si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám. Pak se uplatní ustanovení § 317 zákoníku práce. Zaměstnavatel tak není povinen zaměstnanci platit práci přesčas ani neodpovídá za prostoje a přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy (jak říká ustanovení  § 317) .

Dohodněte se se zaměstnancem, aby si práci nerozvrhoval na víkendy nebo noční dobu. V opačném případě by mu náležel nárok na příplatek.

Kdo může pracovat vzdáleně?

Režim vzdáleného zaměstnávání lze uplatnit u všech forem zaměstnání, tedy i u dohod o provedení práce, dohod o pracovní činnosti a také outsourcingu.

Máte-li ve firmě více zaměstnanců, kteří budou pracovat vzdáleně, můžete sepsat podmínky pro remote work jako vnitřní předpis. Díky tomu pak ve smlouvách s jednotlivými zaměstnanci na předpis pouze odkážete.

Checklist

[sekce] => pravo [description] => [poradi] => [_mtime] => 1607531705 [url] => remote-working-ceske-pravo.cs ) ) 1

Praktické tipy a rady od odborníků na slovo vzatých

Znalostní bázi jsme postavili na základě informací od špicek z oboru, kteří sami pracují vzdáleně a všemi porodními bolestmi vzdálené práce si prošli sami. A teď o tom školí.

Jiří Opletal

Jiří Opletal

CEO & Remote Manager

Dan Gamrot

Dan Gamrot

Lektor osobní produktivity

Pavel Minář

Pavel Minář

IT & Google Workspace Consultant

Karel Dytrych

Karel Dytrych

Freelo.cz & Expert na nástroje

Víťa Válka

Víťa Válka

Designer & dlouhodobý nomád

Jan Habich

Jan Habich

Product Designer

Nenašli jste v bázi odpověď na to, co vás zajímá? Ozvěte se :-)