Co je to cloud?

Cloud dnes už není jen pouhý prostor na ukládání dat. Postupně se do cloudu přenáší vše. Už nepotřebujeme ve firmě vlastní emailový server, ale využíváme mailové schránky u specializované firmy. Účetní programy už neinstalujeme lokálně na PC, ale přihlašujeme se do online fakturačních programů, jako je Fakturoid (www.fakturoid.cz) nebo iDoklad (www.idoklad.cz). Abychom otevřeli a upravili textový dokument nebo tabulku, nemusíme již instalovat Microsoft Word a Excel, ale lze využít některý z online editorů (otatně, i ten Word a Excel mají své online varianty). 

A díky tomu máme své maily, kalendáře, data a dokumenty k dispozici kdykoliv, kdekoliv a na jakémkoliv zařízení. Pokud tedy máme připojení na Internet. Ale i bez Internetu to jde (viz dále).

Co moderní cloudové služby umí

Pošta

Emaily jsou základem komunikace. Moderní cloudové systémy vám umožní přístup k vaší schránce z libovolného místa a počítače. Stačí jen internetový prohlížeč. Samozřejmostí je přístup k poště i z mobilního telefonu a tabletu. A samozřejmostí také je, že vaše pošta funguje na vaší doméně. Takže nemusíte používat adresy ve tvaru např. jan.novak@gmail.com, ale jan.novak@vasefirma.cz. 

Kalendáře

Kalendáře dnes nejsou jen o tom, že si někam zapíšete své schůzky. Online kalendářové aplikace vám nabídnou termín schůzky s kolegou tak, abyste měli oba čas. Řeší rezervace zasedacích místností, plánování vašeho osobního a pracovního času, práci na projektech, apod.

Úložiště dat

Protože máte data uložena primárně v cloudu, máte k nim přístup odkudkoliv. Pokud jste měli dřív data uložena na harddisku notebooku a ten se pokazil, byli jste nahraní - resp. data byla opravdu v čoudu. U cloudu má poskytovatel několik záloh, nabízí revize dokumentů a obnovu smazaných dat.

Dokumenty, tabulky a prezentace

Moderní cloudové systémy nabízí práci s textovými dokumenty, tabulkami a prezentacemi přímo z prohlížeče. Nemusíte nic instalovat. Navíc může na jednom dokumentu v jeden moment pracovat více uživatelů - a to nejen dokument editovat ve více lidech, ale přidávat komentáře a návrhy na změny či pracovat s revizemi.

Komunikační nástroje 

Email je fajn, ale je trochu pomalý. Váš cloudový systém by měl nabízet nástroj pro instantní komunikaci (chat) a videohovory. Ideálně v kombinaci s kalendářem - schůzka v kalendáři se může odehrávat v zasedačce, ale i online. Místo čísla místnosti je v události odkaz na videohovor. 

Výhody cloudu

• any place - vaše aplikace a data máte přístupné odkudkoliv, kde je připojení na Internet. Stačí vám pouze internetový prohlížeč. Do cloudu se přihlásíte pomocí svého účtu a hesla. Pamatujte proto na bezpečnou práci v cloudu.
• any device - abyste měli přístup k aplikacím a datům, nejste omezeni pouze na svůj počítač. Například finální kontrolu tohoto dokumentu dělám na telefonu. Stejně tak se ke svým datům dostanu z tabletu nebo půjčeného počítače. Nemusím nic instalovat, vše se odehrává v prohlížeči. 
• online spolupráce - moderní cloudové systémy již myslí na to, že bude např. na jedné tabulce pracovat více lidí ve stejný okamžik. Cloud si s tím hravě poradí - nepřepisujete si navzájem poslední verze dokumentů, máte k dispozici nástroje pro komentování, návrhy, revize a podobně. A je jedno, jestli jste na počítači a váš kolega třeba na tabletu.
• bezpečnost - data nejsou umístěna fyzicky na zařízení (notebook, telefon nebo tablet), takže je máte plně pod kontrolou. Např. při ztrátě mobilního zařízení může administrátor toto zařízení od cloudu odpojit a data zůstanou v bezpečí. Další faktor je, že poskytovatelé cloudových řešení za vás řeší zálohování dat nebo ochranu proti virům (např. do Gmailu nedokážete poslat přílohu, která je zavirovaná). Cloudové aplikace nemusíte také aktualizovat - vždy pracujete na nejnovější verzi.

Nevýhody cloudu

• práce bez internetu - častým argumentem proti cloudu je fakt, že bez internetu se nemůžete pracovat. Ale to již není pravda - např. cloudový systém od Google - Workspace (dříve G Suite) - podporuje práci offline. I bez připojení k internetu se dostante k vaší poště a editovat můžete posledních 4000 dokumentů, které jste naposledy otevřeli.
• důvěryhodnost poskytovatele - vybírejte takového poskytovatele, který smluvně poskytuje záruky (dostupnost služby, technická a uživatelská podpora, jasná deklarace, že je v souladu s GDPR). Dívejte se také na to, kdo třeba z vašich obchodních partnerů danou službu používá, poptejte se na zkušenosti. 
• bezpečnost - klíče k vašim datům v cloudu jsou v podstatě hesla vašich uživatelů. Pokud budou mít uživatelé jednoduché heslo, je jen otázkou času, než se někdo dostane k vašim datům. Proto moderní cloudové systémy dokáží vynutit bezpečné heslo a podporují tzv. dvoufázové ověřování - pro přístup k datům nestačí pouze heslo, ale i další způsob ověření (např. SMS s kódem na telefon uživatele, jak znáte z většiny bank).

Jaké řešení vybrat?

Pokud vybíráme poskytovatele cloudových služeb, který nabízí práci s poštou, kalendáři, úložiště dat, online spolupráci s dokumenty v týmu a komunikační nástroj (online chat, videohovory), máme dnes v podstatě na výběr ze dvou možností:

1. Workspace od Google (dříve G Suite)
2. Office 365 od Microsoftu

Obě řešení jsou rovnocenná a ať vyberete kterýkoliv, neuděláte chybu. Workspace (G Suite) mají výhodu v tom, že tento systém zaměstnanci již znají, protože často soukromě využívají Gmail účet, který je zdarma. Workspace na rozdíl od účtu Gmail zdarma nabízí centrální správu, kontrolu nad daty, větší úložiště, technickou podporu a záruky (např. dostupnost aplikací).

Office 365 jsou jasnou volbou, pokud vyžadujete klasické aplikace Microsoft Word a Excel, které jsou de facto standardem. Microsoft totiž ve vyšší edici Office 365 nabízí kromě cloudových aplikací i klasické aplikace pro Windows a MacOS.

Pozor na služby zdarma

Občas se setkáváme s tím, že ve firmách používají cloudové služby zdarma - např. účet Gmail, který je zdarma. Naproti tomu Workspace (dříve G Suite), které obsahují také Gmail jsou placené a primárně určené do firem. U služeb zdarma nemáte většinou garantovanou dostupnost, záruky, technickou podporu, atd. Pamatujte na anglické přísloví “There ain't no such thing as a free lunch.”

Kdo frčí na cloudu?

Komerční společnosti (Kofola, Price Waterhouse Cooper, DHL, Carrefour, Whirlpool, Ahold, IKEA), technologické firmy (Avast, Konica Minolta, Hewlett-Packard, Seagate Technology, Verizon, Software602, H1.cz), banky (Česká spořitelna, BBVA), tak i státní správa (město Český Krumlov, U.S. Army) nebo školy (Univerzita Karlova v Praze, Univerzita Palackého v Olomouci, 75 z TOP100 univerzit v USA).

Checklist