Efektivní plánování dne

Identifikujte své nejdůležitější úkoly

Produktivita není jen o výkonu. Klíčové je věnovat se nejpodstatnějším aktivitám, které ve své práci a celkově životě máte. Každý den mějte na svém denním seznamu úkolů alespoň jednu položku, která je podstatná pro vaše dlouhodobé cíle a záměry.

Příklady možných úkolů, které jsou důležité pro vaše dlouhodobé cíle a záměry.

Neberte při plánování v potaz pouze termíny. Nezapomínejte na ty nejdůležitější úkoly, které pevný termín mít nemusí. A právě proto je mnohdy odkládáme na neurčito a později hasíme na poslední chvíli. Jen velmi malé procento lidí nachází dlouhodobé uspokojení v řešení úkolů pod tlakem. I když se to v tu chvíli může zdát jako efektivnější varianta, v dlouhodobém horizontu jsou to právě dokončené úkoly bez ohledu na vnější tlak (způsobený termínem, autoritou nebo životní situací), díky kterým se cítíte lépe.

Není však cílem svůj den zaplnit pouze těmito závazky. V takovém případě byste poté mohli ohrozit práci na termínovaných úkolech, případně by se nedostávalo na nejnutnější operativu, e-maily nebo komunikaci s týmem. Odhadněte na začátku množství času, které můžete věnovat dlouhodobým úkolům, výkonné práci a operativě, a podle toho si připravte plán.

Den si můžete rozdělit například takhle.

A podle vývoje a vlastních budoucích zkušeností pak svůj koncept upravte. Do budoucna je pro vaši vyšší spokojenost cílem zvyšovat procento času, které věnujete dlouhodobé strategii, a snižovat zbývající činnosti.

Ať už bude situace jakákoliv, mějte ve svém plánovacím systému pro každý den alespoň jeden úkol, který vás posune dál ve vašich prioritách. A ano, bez ohledu na termín.

Přizpůsobte svůj den tomu, kdy jste nejvýkonnější

Efektivní plánování má tři pilíře. Správné věci, správným způsobem a ve správný čas. Občas se správným věcem věnujeme v nesprávný čas a naopak. Určitě víte, kdy míváte nejvýkonnější období během dne. Může to být dopoledne, pokud patříte k většině lidí (tzv. skřivani nebo třetí ptáci), popřípadě večerní hodiny, je-li vaše tělo nastaveno do režimu sovy. 

Každý máme svůj rytmus. Na ukázku graf z knihy Daniela Pinka “Kdy.” Zdroj: danielgamrot.cz

Úkoly, které máte na svém denním seznamu, rozplánujte podle svého očekávaného výkonu během dne. Tzn. nejen který den je uděláte, ale také to, v kolik hodin se do nich pustíte. Ty nejdůležitější a nejnáročnější úkoly mějte ve svém denním plánu ve výkonnostních špičkách, ty nejjednodušší si nechte třeba na období po obědě, kdy klesá pozornost a tělo i mysl jdou do útlumu.

Co není v kalendáři, to se nestane

Víte-li, jaký je váš nejdůležitější úkol a kdy jej chcete provést, zaneste své rozhodnutí také do svého elektronického kalendáře či papírového diáře. Získáte tak přehled o tom, čemu se máte kdy věnovat, snížíte potřebu rozhodování během dne a zpřesníte časové odhady, díky čemuž si toho nebudete nakládat více, než unesete.

Zároveň dáte rezervací času v kalendáři svému okolí najevo, že v danou chvíli pracujete na klíčovém úkolu. Zjednodušíte tím komunikaci ve firmě nebo týmu a zároveň zamezíte tomu, aby do vaší výkonnostní špičky kolegové naplánovali poradu nebo schůzku.

Vůbec není na škodu, pokud si do svého kalendáře naplánujete také volný čas nebo chvíle, kdy chcete být s rodinou, pokud je to pro vás podstatné. Jednoduše tím zvýšíte pravděpodobnost, že se na danou aktivitu dostane.

Ukázka Google kalendáře. Snažte se si naplánovat den včetně soukromých aktivit. Používejte barvy a jednotlivé typy aktivity (projekty) můžete odlišit pomocí rozšíření pro Google Chrome.

Kalendář pravidelně aktualizujte

Abyste v průběhu dne udrželi správný směr, zaveďte tzv. osmnáctiminutové pravidlo. Stojí na jednoduchém principu. Každý večer věnujte cca 5 minut plánování dalšího dne. Ráno během pěti minut svůj plán zrevidujte, a pokud bude potřeba, tak i upravte. Jakmile se pustíte do práce, každou hodinu zhodnoťte, zda je váš plán stále aktuální a daří se vám na něm pracovat. Každé hodnocení trvá maximálně jednu minutu.

Pokud jste pořád “na trati”, nic neměňte, dejte si krátkou přestávku a poté se opět pusťte do práce. Pokud nabíráte zpoždění, máte příležitost se svým plánem zahýbat dříve, než ke konci pracovního dne.

Vytvořte si rezervu pro nečekané situace

Sem tam máme velké oči. I přes doporučení výše se stane, že svou naplánovanou práci prostě nestihnete. Je užitečné vytvořit si pro tyto situace opatření.

Jedním z nich může být tzv. “časová rezerva”. Jedná se o událost v kalendáři, jejíž délku určete podle vašich zkušeností s přesností při plánování. Nejčastěji mívá rozsah kolem čtyř hodin jeden den v týdnu. Tento časový slot slouží pro dokončení úkolů, které jste měli naplánované, nicméně se z různých důvodů nedostaly na řadu.

Checklist