Jak bojovat s rozptýleními

Mějte plán toho, co byste rádi stihli

Když nevíte, co chcete, mnohem více reagujete na vnější vyrušení a přikládáte jim často neadekvátní důležitost. Nejpodstatnějším pilířem pro soustředěnou práci je mít srovnané priority na několika úrovních:

Začněte třeba u plánu aktuálního dne. Pokud víte, co chcete, budete více imunní vůči nově příchozím záležitostem. Možná si jich všimnete, ale vaše šance, že jim nedáte přednost, vzroste. Mnoho lidí řeší, jak říkat “ne” tomu, co není na jejich plánu. Pokud budou vaše dnešní další kroky v souladu s budoucími záměry, snáze si je obhájíte.

Eliminujte vnitřní vyrušení

Stalo se to každému. Pokles energie během dne, nutkání se na pár hodin prospat, mentální útlum, bolest zad nebo nevolnost. Nejčastější vyrušení nejsou vibrující mobilní telefon v kapse, ale signály vašeho těla. Ty můžete krátkodobě tlumit energetickými nápoji, kávou nebo tabletami. Z dlouhodobého hlediska je však dobrá prevence.

Spěte. Spěte hodně a kvalitně. Vraťte se k přirozeným spánkovým návykům, které jsou nám vlastní. Jděte do postele zhruba ve stejný čas kdykoliv to jen půjde. Nechte své tělo odpočinout nejméně hodinu před usnutím. Žádná práce, žádné výrazné podněty, žádné světlo z obrazovky vašeho notebooku nebo telefonu. Výsledek se nedostaví na druhý den, ale až s odstupem několika dnů nebo týdnů, ale vyplatí se to.

Starejte se o své tělo. Hýbejte se. Nejen hodinu ve fitku po skončení pracovní doby. Postavte se na 30 minut k vyřizování e-mailů. Nepotřebujete speciální nábytek, stačí IKEA krabice, kterou položíte na pracovní stůl a na ní dáte notebook. Projděte se. Vystupte o pár zastávek dříve a do práce dojděte po svých. Až začnete pracovat na důležitých úkolech, nezapomeňte na přestávky. Když si ji uděláte jednou za hodinu a vyplníte ji jednoduchým pohybem, bude to skvělé.

Jezte a pijte to, co vaše tělo povzbudí a neutlumí. Řiďte se zpětnou vazbou vašeho těla. Vnímejte, jak na vás který oběd působí a rozhodněte se, zda to chcete opakovat nebo ne.

Vnímejte, že hlava by často soustředění ráda. Opravdu ano. Ale tělo je často proti. To, jak s ním nakládáte, se pak zrcadlí v tom, jak moc pak protestuje.

Sepisujte si nápady

Jedním z významných vnitřních vyrušení bývá také hlava chrlící nové nápady nebo připomínající nedokončené závazky či zapomenuté úkoly. A často se tak děje ve chvíli kdy byste rádi zaměřili pozornost na naplánovaný důležitý úkol. Mějte pro podobné situace připravenou vstupní schránku, tzv. Inbox.

Inbox je místo, kam můžete velmi rychle zaznamenat nové podněty a vracející se myšlenky. Fyzická podoba Inboxu je na vás. Kus papíru, malý notýsek, specializovaná aplikace pro úkoly nebo MS Outlook. Důležitá je schopnost po Inboxu během pár vteřin sáhnout a novou myšlenku, nápad nebo úkol do něj poznamenat. Hlava se velmi rychle naučí, že může pozornost nasměrovat zpátky k rozpracovanému úkolu, který jste museli přerušit, protože nový podnět později najde právě ve vašem Inboxu.

Odstraňte vnější vyrušení

Soustřeďte se také na minimalizaci vnějších vyrušení. Předem si připravte takové prostředí, které vám umožní nerušeně pracovat na důležitých věcech. Vypnutí notifikací na telefonu ve chvíli, kdy nechcete být rozptylováni hovory nebo zprávami, berte jako samozřejmost. Stejně jako ztlumení oznámení o nově příchozích e-mailech nebo notifikace ze sociálních sítí. 

Vnější vyrušení však nesouvisí pouze s moderními technologiemi. Pokud máte ve svém okolí i další lidi, často jsou to právě oni, kdo vstupují do vašeho denního programu. Tohle téma je na delší povídání, ale základem je naučit se neustupovat ve chvíli, kdy nemá nově příchozí požadavek vyšší prioritu než to, na čem zrovna pracujete. Lidé často hledají nejsnadnější postup, který vyřeší jejich problém. A tou nejlepší variantou můžete být třeba vy. Pokud je sem tam pustíte do vašeho nerušeného prostoru, zvyknou si velmi rychle.

A nakonec jednoduché pravidlo - cokoliv nepotřebujete ke své aktuální práci, odstraňte z dosahu očí a rukou. Jakékoliv papíry, smlouvy, aplikace otevřené na pozadí vašeho počítače… To vše může být nevítaný spouštěč, který rozptýlí vaši pozornost a nasměruje vás k pro soustředění nevhodnému jednání.

Vytvořte si přehled vyrušení

Každý z nás je unikát. Má jinou práci, zkušenosti, rodinné zázemí nebo podmínky. A díky tomu každému z nás vstupují do cesty různá rozptýlení. Opakuji, základem je vědět, co chci, mít na to připravené tělo, hlavu i prostředí. Nicméně i tak se objeví něco, o čem se ani v knihách nepíše.

Pokud máte pocit, že je kolem vás rozptýlení tolik, že se nezvládáte soustředit na to podstatné, pojmenujte je. Vytvořte si přehled o svých vyrušeních. Není to nic tajuplného, prakticky se dá udělat s tužkou a papírem nebo v digitální tabulce, která bude mít čtyři sloupečky:

Vyplňujte první tři sloupečky třeba dva tři dny a pak přejděte k návrhu řešení. Primárně doporučuji postupně hledat řešení na ta vyrušení, která se často opakují a přichází ve chvíli, kdy jste schopní skvělého výkonu - ve vaší výkonnostní špičce. Právě tato vyrušení často bourají naše plány. Nepůjde to ze dne na den, nicméně svědomitou prací na postupném snižování intenzity vyrušení dojdete po pár týdnech k vytvoření mnohem lepších podmínek pro soustředěnou práci.

 

Checklist