Všechna témata

Komunikace a pravidla

Komunikace - základ úspěšného a pohodového fungování týmů. U těch vzdálenějších je ještě důležitější než v týmech, které pracují vedle sebe. Když si ale stanovíte pár pravidel, zvládnete to levou zadní.

Komunikujte raději více nežli méně

Nebojte se opakovat a připomínat důležité věci. Při práci na dálku se občas něco ztratí, zamotají se priority nebo se někdo zasekne na problému, který není nutné aktuálně řešit.

Typy komunikace

Komunikovat můžete mnoha způsoby. Zvolte vždy ten nejvhodnější pro řešení daného problému nebo situace.

typy komunikace


Písemná komunikace

Snažte se maximum komunikace odbavit textově. Samotné sdělení bude jasnější, jelikož se nad ním při psaní textu musí autor zamyslet a zformulovat myšlenky. A text se navíc jen tak neztratí.

Využívat můžete chatovací nástroje, e-maily, ale i třeba sdílené dokumenty nebo nástroje pro komentování vizuálních výstupů. Pro některé typy problémů se mohou hodit i "virtuální tabule” (např. Miro, Mural nebo Whimsical), kdy budete schopni ostatním vizualizovat svou myšlenku.

Videohovory

Videohovory fungují jako virtuální meetingy. Hodí se pro ranní standupy nebo řešení specifických problému v projektových týmech. Používejte je i pro neformální setkávání, ať utužíte vztahy se členy týmu.

Volání

Volejte pouze v urgentních situacích, kdy je třeba mít okamžitou odpověď. Každý telefonát vyruší člena týmu ze soustředěné práce. Věci k řešení plánujte dopředu a nastavte si “okno dostupnosti” (viz níže), kdy každý člen bude mít vynahrazený čas na komunikaci v reálném čase.

Chatovací nástroje 

Chatovací nástroje vám výrazně usnadní komunikaci. Ta se může odehrávat v reálném čase, ale i asynchronně. A každý se může podívat do historie, co se řešilo.

chatovací nástroje


Vytvořte si strukturu 

Téměř každý nástroj umožňuje vytvoření tzv. kanálů, kde můžete ve skupině řešit relevantní témata. Doporučujeme vytvořit podobnou strukturu:

Oznámení

Obecný kanál pro všechny, kde můžete sdílet informace, které by měli vidět všichni - třeba firemní nebo provozní aktuality.

Tým

Pro komunikaci nesouvisející s prací - třeba přání k narozeninám nebo představování nových členů týmů.

Kanály jednotlivých týmů

Např. sales, marketing, design, vývoj - všichni se zde mohou domlouvat na věcech specifických pro jejich obor - třeba postupy nebo požádat o radu.

Projektové kanály

Každý projekt nebo klient by měl mít vlastní kanál pro koordinaci.

Kanálů můžete vytvořit, kolik uznáte za vhodné - třeba i takové pro podporu firemní kultury.

Snažte se omezit zprávy 1-to-1, které se týkají projektů. Kolegové pak nemají o aktuálním dění přehled.

slack channels

Vaše kanály mohou vypadat třeba takhle. Omezení nejste vlastně něčím. Kanály mohou být veřejné pro všechny zaměstnance nebo soukromé pouze pro pozvané (např. projektové kanály, na nichž dělá část týmu).

 

Dostupnost

Pracovní doba při práci na dálku není striktní, každý člen týmu si může naplánovat den podle svého, což dle výzkumů nejvíce oceňují. 

Používejte a respektujte statusy

Téměř každý chatovací nástroj má své statusy, např. “Nerušit.” Pokud si jej někdo nastaví, respektujte to. Pokud jej někdo má zapnutý i během “okna dostupnosti,” (viz níže), nebojte se ho upozornit.

Neočekávejte 24h pracovní dostupnost

Každý člen týmů má svůj život. A stejně tak vy nepracujte mimo svou pracovní dobu, riskujete vyhoření.

Dohodněte si “okno dostupnosti”

Tedy čas, kdy budou všichni členové dostupní pro komunikaci v reálném čase. Rychle tak vyřešíte to, co potřebujete, a tým zároveň bude mít čas na soustředěnou práci.

mobily par

Vaši zaměstnanci nejsou k dispozici pořád. Nastavte si a respektujte okno dostupnosti pro spokojenější fungování celého týmu.

Kontrola výstupů 

Občas se stane, že coby manažer nejste spokojen s výstupy členů svého týmu. Vždy však předpokládejte, že člen týmu udělal maximum, které v danou chvíli mohl. Snažte se pochopit, proč a jak danou věc udělal.

Chvalte veřejně a kritizujte soukromně

Nepomlouvejte ostatní členy týmu před ostatními. Riskujete nabourání důvěry a zhoršení atmosféry i produktivity. A nebojte se ocenit dobrou práci a zvýšit tak důvěru.

fotka výstupy

S výstupy občas nemusíte být spokojeni. Vždy však předpokládejte, že daný člen týmu udělal maximum a snažte se jej pochopit. Netvařte se takhle :-)

Dávejte zpětnou vazbu

Feedback bývá často podceněnou oblastí spolupráce. Umět dávat i přijímat zpětnou vazbu vyžaduje určitou praxi. Přemýšlejte o feedbacku jako o dárku, který druhé straně umožňuje růst a vidět věci, které sama nevidí.

Jak dát správný feedback?

  1. Nejprve zjistěte, zda druhá strana o feedback vůbec stojí.
  2. Mluvte pouze za sebe.
  3. Buďte objektivní a konkrétní. Zpětná vazba se váže ke konkrétní situaci a není v tom nic osobního.
  4. Začněte pochvalou a tím, co na kolegovi oceňujete.
  5. Přehnaně nekritizujte. Buďte empatičtí a snažte se pochopit, proč a co váš kolega udělal.
  6. Buďte otevření k tomu, že jste se možná nevyjádřili přesně a pochopitelně.
  7. Dejte prostor ke zlepšení. 

Zkuste použít tuhle větu:

To, co na Tobě oceňuji, je ________. To, co bych od Tebe rád/a viděl/a, je______.

Zpětnou vazbu si navzájem dávejte pravidelně. Jedno sezení situaci nezachrání. 

Snažte se předvídat

Ať už komunikujete jakoukoli formou, snažte se být empatičtí a předvídat. Zamyslete se (při písemné komunikaci to půjde lépe), jak protistrana asi zareaguje a na co se asi tak bude chtít ještě doptat. A rovnou to do e-mailu přidejte. Pár zpráv ušetříte, což při vzdálené spolupráci může znamenat i několik dní ušetřených při čekání na odpověď.

Checklist

Další sekce z kategorie Vzdálené řízení týmu

Zajímají vás jiná témata? Napište nám na hello@coworkbooking.com