Všechna témata

Nástroje pro řízení projektu

Nástrojů na project management je celá řada. Pomáhají spravovat projekty, řídit spolupráci na úkolech, delegovat, fungovat efektivněji a aplikovat firemní procesy.

Projekt by měl být unikátní, časově ohraničený a s vizí dosažení konkrétního cíle. Pokud se projekty nebo jejich dílčí části opakují, je vhodné se zamyslet nad definicí a používáním procesů – nutí k dodržení „best practices“ a uchování firemního know-how.

Projekt má jasnou a logickou strukturu – nerozpadne se. Proč? Každý ví, co má dělat, odpovědnosti jsou jasné, termíny nekloužou, podklady jsou na jednom místě a snadno dohledatelné.

Šéf má přehled o práci týmu, lépe se mu kontroluje a deleguje díky procesům, případně ví, kolik co stálo času/peněz/energie. To vše vede k efektivnějšímu fungování týmu nebo celé firmy.

Většina nástrojů je flexibilní a neexistuje jedna univerzální cesta, jak je používat. Každý tým funguje jinak, proto je důležité domluvit se na pravidlech používání a efektivní komunikaci. 

Obecně se nástroje liší dle toho, jak můžete nahlížet na jednotlivé tasky. Některým týmům bude vyhovovat kanbanové rozdělení ve formátu nástěnek, některým spíš klasický seznam, kde mohou úkoly “odškrtávat.”

Typická je pro projektové nástroje asynchronní komunikace, která je vhodná pro předání a uchování informací či souborů, řešení odpovědností nebo termínů ve firmách a týmech. Mezi další výhody patří méně časté rušení při práci a možnost rychle najít to, co ke své práci každý potřebuje. 

Efektivní komunikaci na dálku a řešení úkolů zde můžeme označit za společný cíl všech PM nástrojů. Úkoly se zobrazují buď jako seznam položek pod sebou nebo ve sloupcích, tzv. kanbanu. Po registraci máte běžně zkušební období zdarma na 14 dní až měsíc. 

Asana

asana

Asana nabízí několik pohledů na vaše úkoly. A také skvělou mobilní aplikaci.

Komplexní řešení pro řízení spolupráce v týmu. Umožňuje zapisování postupů, díky kterým předchází časté chybovosti a výstupy jsou kvalitnější. Ve srovnání s konkurenčními nástroji je zpracování procesů v Asaně velmi praktické. Umožňuje plánovat, nastavovat milníky, timeline projektu a je vizuálně příjemná. Lze přepínat mezi zobrazením kanban, task list a timeline.

Hodí se pro malé a střední týmy, pro velké týmy může být překážkou cena, pokud chtějí využívat prémiové funkce. Pro tým do 15 uživatelů a pouze základními funkcemi je zdarma. Jakmile se váš tým rozšíří nebo budete chtít spolupracovat na projektech s klienty, už to nebude levná záležitost.

Výhody

  • Odhady k úkolům, plánování kapacit
  • Nastavení procesů, šablon a opakovaných činností
  • Interní komunikace na jednom místě
  • Skvělá mobilní aplikace
  • Má verzi zdarma
  • Možnost přepnout Kanban na Task list či Timeline (podobné jako Gantt)

Nevýhody

  • Nemáte přehled napříč organizacemi
  • Nelze omezit přístupová práva
  • Není v češtině
  • Cenová politika (pokud nevyužijete verzi zdarma, platíte za uživatele, tzn. tým o 20 členech vyjde na 270 USD za měsíc).

Trello

trello

Pracovní prostředí Trella se výrazně liší od ostatních nástrojů. Úkoly jsou řešeny formou nástěnek s kartami úkolů (kanban), mezi sloupci se úkoly přesouvají podobně jako papírové lepíky. V základu má Trello jen pár funkcí jako je vytváření úkolů, štítky, filtrování podle data a lidí. Více výhod získáte pestrým výběrem doplňků powerups, za které platíte v závislosti na velikosti týmu.

Hodí se pro osobní úkoly, ale i týmové projekty a sdílení v malé/střední firmě. V základní verzi na 10 nástěnek bez powerups je zdarma. Vzhledem k tomu, že Trello nemá pohled na všechny úkoly napříč nástěnkami, tak se orientace lidí a zpětná kontrola práce trošku komplikuje.

Výhody

  • Jednoduché ovládání
  • Přizpůsobení pracovní plochy
  • Propojení s cloudovými službami
  • Mobilní aplikace schopná pracovat i offline
  • Množství powerups
  • Verze zdarma pro 10 nástěnek

Nevýhody

  • Zobrazení pouze v kanbanu (nástěnky se sloupci)
  • Horší přehlednost úkolů v kartách
  • Absence pohledu napříč nástěnkami
  • Absence omezení přístupových práv
  • Absence Timeline a Ganttu
  • Cena závislá na počtu uživatelů (za tým o 20 členech 250 USD měsíčně)

Basecamp

Velmi populární nástroj na týmové úkoly, sdílení informací, organizaci projektů a firemní komunikaci. Každý úkol má svou vlastní diskuzi s možností odkazování na jednotlivé komentáře. Basecamp je komunikační nástroj, který dokáže nahradit e-mail a zároveň má vlastní chat.

Obstojně tedy kombinuje synchronní a asynchronní komunikaci. Organizuje dokumenty do složek, skupinová oznámení, novinky a nápady shromažďuje na nástěnce zpráv. Umožňuje k úkolu přiřadit více řešitelů. Hodí se pro malé i velké firmy.

Výhody

  • Společný chat
  • Sdílený kalendář a plánování
  • Automatické týmové připomínky
  • „Hill Chart“ pro přehled o fázi projektu
  • Má omezenou verzi zdarma
  • Fixní cena 99 USD za měsíc bez ohledu na velikost týmu

Nevýhody

  • Nepodporuje češtinu
  • Nesleduje finanční stránku projektu
  • Pro menší týmy nákladnější nástroj
  • Nemá integrovaný timetracking a výkazy, lze jej napojit na nástroje třetích stran
  • Absence funkcí ke komplexnímu projektovému řízení (štítky, podúkoly, Gantt chart/Timeline, kapacity)
  • Neumožňuje zobrazit/filtrovat úkoly napříč projekty

Jira

jira

Jira je mocný nástroj, který se hodí pro velké týmy a mnoho způsobů řízení.

Project management software, který patří mezi legendy. Hodí se především SW vývojářům ke sledování dění na projektu a stavu úkolů, evidenci chyb a požadavků, agilní komunikaci. Jira podporuje agilní řízení a má kanban, případně umožňuje do velké míry přizpůsobení na míru požadavků týmu. Bohužel kvůli tomu bývají první kroky s Jirou složitější. Hodí se pro široké spektrum firem.

Dostupná je v placené verzích Cloud nebo Server, máte tedy možnost výběru, kde budou vaše data uložená. 

Výhody

  • Podporuje kanban
  • Flexibilní řešení verze Jira Server
  • Spousta integrací
  • Komplexní nástroj pro vývojáře
  • Verze zdarma

Nevýhody

  • Osekané funkce v levnějších verzích
  • Administrativní omezení
  • Nákladný nástroj
  • Absence češtiny
  • Složitá počáteční konfigurace
  • Cena závislá na počtu uživatelů (za tým o 20 členech 140 USD měsíčně)

Freelo

Česká alternativa k výše zmíněným zahraničním gigantům. Na úvodní stránce se každému zobrazují úkoly napříč projekty, na kterých má pracovat, podobně jako v e-mailovém inboxu.

Freelo

Freelo.cz - přehledná česká alternativa, kde na vás bude podpora mluvit rodným jazykem 

Freelo si zakládá na jednoduchosti a přehlednosti, zároveň je nadupané funkcemi, které jsou k řízení projektů potřeba – řeší finanční stránku projektu, má timetracking, přístupová práva, procesní checklisty, štítky, možnost přepnout kanban i task list, propojení s kalendářem a pokročilé filtrování s pohledy na úkoly napříč projekty.

Freelo je vhodné pro týmovou komunikaci nad úkoly. Díky chytrým podúkolům se na úkolech může podílet více řešitelů a každý ví, kterou část úkolu má vyřešit.
Freelo se hodí pro freelancery, menší a střední firmy. Větší týmy uvítají fixní cenu tarifů, nezávislou na počtu uživatelů. Je celé v češtině, jde přepnout do angličtiny nebo slovenštiny. 

Výhody

  • Komplexní přehled nad úkoly napříč projekty
  • Timetracking, výkazy, rozpočty, fakturace a komplexní přehledy
  • Možnost přepnout Kanban na Task list
  • Procesní šablony
  • Česká zákaznická podpora
  • Fixní cena 43 USD měsíčně bez ohledu na velikost týmu 

Nevýhody

  • Absence Timeline a Ganttu
  • Plánování časové kapacity uživatelů
  • Propojení s externím úložištěm
  • Chybí pokročilejší automatizace

Další sekce z kategorie Nástroje

Zajímají vás jiná témata? Napište nám na hello@coworkbooking.com