Nástroje pro synchronní komunikaci
Nástroje pro synchronní komunikaci nahrazují potkávání v kuchyňce nebo společné meetingy. Do této kategorie spadají chaty, telefonování a videokonference a předpokládá se okamžitá reakce druhé strany. Pracujte kdekoli a buďte stále ve spojení s celým týmem.
Hodně firem na to zapomíná a přitom je to velmi důležité – nastavení pravidel používání pro jednotlivé nástroje. Každý člen týmu by měl vědět, kdy se jaký nástroj hodí a jak se má používat. Jinak se z komunikačního nástroje může snadno stát rušící prvek, který nadělá víc škody než užitku (časté vyrušování, moc notifikací, příliš dlouhé videohovory).
„Nastavte si svoje komunikační hranice. Jaké kanály jste ochotni používat a kdy. Já třeba neberu neplánované telefony před 13. hodinou. Bál jsem se toho a je to v pohodě, už 4 roky.“
Protipólem je asynchronní komunikace, která je vhodná pro předávání a uchovávání informací, řešení odpovědností nebo termínů. Mezi další výhody patří méně časté rušení při práci a možnost rychle najít to, co ke své práci každý potřebuje.
„Situace kolem Covidu je opruz, to víme všichni. Zároveň vytváří pro lídry jedinečnou příležitost. I digitálně zaostalé týmy teď mohou umazat náskok a v krátké době začít fungovat s možnostmi, které nabízí 21. století. Je dobré využít to naplno.“
Většina nástrojů má možnost chatu i videokomunikace, zpravidla ne obojí umí dokonale. Proto je lepší, zvolit typ nástroje přesně pro danou potřebu (online chat nebo videohovor).
Přečtěte si také
Nastavení komunikace a pravidelChatovací nástroje
Slack
Jde o nejoblíbenější nástroj pro synchronní komunikaci ke spolupráci celého týmu.
Konverzace jsou organizované v kanálech, které mohou být veřejné, soukromé nebo pro vybranou skupinu. Jsou rozdělené podle jednotlivých témat, projektů nebo týmů, a tak díky jasnému obsahu kanálu budete Slack používat efektivně a udržovat jasný cíl. Kanál lze uzavřít a vždy zpětně v konverzacích vyhledávat. Hodí se ke sdílení s klienty i kolegy.
My v CoworkBooking.com používáme Slack a naše prostředí vypadá zhruba takhle.
Základní balíček lze využívat zdarma, jeho funkce jsou však omezené na menší množství zpráv uložených v archivu, možnost propojení s méně aplikacemi, videohovory 1:1 a dvoufázové ověření. Placené tarify mají navíc třeba skupinové hovory se sdílením obrazovky, propojení s celou řadou aplikací, export dat nebo Slack Connect pro bezpečnější propojení s jinými organizacemi. Varianty tarifů jsou navržené pro malé, střední až velké firmy.
Mrkněte na pár tipů ohledně využívání Slacku:
Používejte statusy
Dejte ostatním vědět, jestli jste právě k dispozici. Nastavte svůj status ať ostatní ví, zda se právě plně soustředíte na práci nebo jste na schůzce.
Vypnuté notifikace
Časté vyžadování pozornosti můžete přerušit vypnutím notifikací. Nastavte notifikace jen na přímé zprávy vám nebo když vás někdo zmíní a ponořte se do hluboké práce.
Zmínky
Hodí se pro rychlé rozpoznání, co čeká na vaši reakci. Získejte rychlý přehled, co musíte vyřídit. Oslovte najednou všechny členy kanálu přes @here/@channel (ale opravdu jen když je potřeba oslovit všechny) nebo jen konkrétní kolegy.
Upomínky
Nastavte připomenutí, kdy se chcete zprávě věnovat. Slack vás v budoucnu na zprávu znovu upozorní.
Používejte kanály a vlákna
Udržují společná témata přehledná.
Vlastní roboti
Snadné propojení na skripty a posílání notifikací z jiných systémů. Jste stále v obraze ať jde o nový příspěvek se zmínkou o vás na Twitteru nebo připomínku narozenin kolegy.
Výhody
- Přehledná komunikace v kanálech
- Velké množství integrací na třetí aplikace
- Formátování zpráv
Nevýhody
- Omezené funkce u verze zdarma
- Nepodporuje češtinu
MS Teams
Microsoft Teams je jedním z moderních řešení komplexní týmové komunikace a spolupráce. Poskytuje všechny potřebné nástroje – chat, sdílení souborů, úkoly a videohovory se sdílením obrazovky. Po ruce máte také poznámky, kontakty a další nástroje z balíčku MS Teams.
MS Teams jsou komplexnější než Slack a nabízí propojení s MS Office.
Spolupracujete v týmech a v reálném čase vytvoříte projekty a pozvete do nich kolegy, v rámci projektů komunikaci třídíte do kanálů. V každém kanále je sekce Příspěvky, kde je jedna velká chatovací skupina všech pozvaných uživatelů.
Narozdíl od Slacku jde o komplexní komunikační nástroj. Chat můžete vytvořit soukromý 1:1 nebo skupinový. Díky formátování jsou zprávy velmi přehledné, lze nastavit notifikace nebo je úplně vypnout a soustředit se na práci. V rámci zpráv funguje fulltextové vyhledávání, filtrování, historie komunikace nebo ukládání důležitých zpráv.
Je nutné instalovat aplikaci, která je pro desktop i mobil.
Verze zdarma umožňuje chat a spolupráci, neomezené chatování a vyhledávání, omezený datový prostor na soubory v chatu, sdílení souborů v rámci týmů a kanálů, získáte webovou verzi Wordu, Excelu a PowerPointu, integrované aplikace nebo hovory se sdílenou obrazovkou. Placené tarify nabízejí navíc například aplikace na zvýšení produktivity, lepší zabezpečení, správu uživatelů nebo záznamy schůzek. Hodí se pro malé až velké týmy.
Výhody
- Podpora češtiny
- Propojení se službami Microsoftu
- Vychytaná mobilní aplikace
- Hodí se pro školství, organizaci přednášek a webinářů
Nevýhody
- Pouze pro videohovory příliš komplexní nástroj
- Nutnost registrace
- Nutnost stažení aplikace
- Verze zdarma je pouze s omezenými pokročilými funkcemi
MS Teams bude více vyhovovat, pokud používáte ekosystém od Microsoftu. Teams také doručí komplexnější penzum nástrojů. Cenou za to bude větší složitost. Pokud je primární potřeba pouze skupinové chatování a chcete věci jednodušší a modernější, tak doporučujeme Slack a k tomu případně balík Google Workplace (dříve G Suite).
Nástroje pro videohovory
Google Meet
Nástroj se hodí pro online schůzky, školení nebo webináře.
Schůzku naplánujete v Google kalendáři, zvolíte název schůzky, datum, čas a případně připojíte krátký popis. Následně vytvoříte odkaz pro připojení k online schůzce a pozvaným účastníkům přijde e-mail o naplánované schůzce, s odkazem pro připojení.
Další varianta je vhodná pro okamžité vytvoření schůzky – otevřete webovou stránku Google Meet a na pár kliknutí vygenerujete odkaz ke schůzku, který můžete s kýmkoli sdílet, není třeba nic instalovat.
Pokud znáte jméno nebo e-mail uživatele, ihned ho můžete pozvat do konverzace, videohovoru nebo zavolat přímo na mobil. Pořádat schůzky a připojit se k nim lze také přes mobilní aplikaci.
Pro zákazníky Google Workplace (dříve G Suite) jsou k dispozici rozšíření a další funkce, například větší kapacita schůzek, nahrávání záznamu nebo živé přenosy v rámci domény.
Výhody
- Integrace s Google kalendářem
- Bez instalace
- Možnosti nahrávání a stahování ze záznamu
- Podpora češtiny
Nevýhody
- Omezené funkce ve verzi zdarma
- Limity pro počet účastníků. Ve verzi zdarma je to 100 účastníků
Skype
Patří k nejčastějším volbám, protože je notoricky známý a oblíbený pro své jednoduché používání. Skype můžete začít používat i bez registrace, stačí vygenerovat unikátní odkaz a k hovoru přizvat až 50 účastníků.
Hovor můžete otevřít ve webovém prohlížeči nebo stáhnout aplikaci.
V případě registrace je ke spojení s někým dalším nutné nejprve uživatele uložit mezi své kontakty, což může trochu komplikovat rychlou online schůzku. Se Skype kreditem lze volat na mobil, pevnou linku a psát SMSky po celém světě, stačí mít telefonní číslo.
Běžný Skype je zdarma a je vhodný pro malé a střední týmy. Pro velké/korporátní týmy se hodí varianta Skype for Business, která vám umožní spojit až 250 lidí během jednoho online setkání. Jsou zde navíc pokročilé funkce, za které ale platíte. Cena závisí na počtu lidí připojených k videohovoru.
Výhody
- Celosvětově populární
- Jednoduché používání
- Nahrávání videohovorů a živé titulky
Nevýhody
- Musíte se registrovat
- Nutnost uložit lidi do kontaktů
- Chybí integrace na aplikace
Zoom
Zoom nabízí zdarma 40 minutové meetingy. Můžete je zaheslovat a obvykle dobře běží i na pomalejších připojeních.
Jde o další univerzální platformu, která pokrývá konzultace, přednášky, školení a webináře. Ke schůzce se lze připojit z webového prohlížeče, ale lepší je stáhnout aplikaci, která je dostupná pro desktop i mobil.
Ke schůzce se připojíte přes odkaz v pozvánce, ten má podobu buď linku k okamžitému připojení a lze ho sdílet a nebo jde o unikátní link určený pro jednoho člověka (pro webináře, školení a účastníci schůzky jsou anonymní).
Zoom ve verzi zdarma umožňuje neomezené množství schůzek až pro 100 účastníků v délce do 40 minut. Dále funkce jako sdílení obrazovky, multi-sdílení ostatních uživatelů, psaní na tabuli, nebo waiting room.
V placených tarifech je možné spravovat uživatelské účty, integrovat na školní řídící systémy, reportovat, nahrávání záznamů nebo neomezeně dlouhé meetingy a skrze API můžete Zoom integrovat do vlastních služeb. Hodí se pro freelancery, menší a střední týmy i korporáty a školy.
Výhody
- Pokročilá správa uživatelských účtů
- Automatické nahrávání hovorů do cloudu
- Možnost nastavení přístupů (waiting room, vstup na heslo, dělení místností)
- Integrace na Integromat (automatizace návazných procesů na další stovky služeb)
- Obvykle běží i na pomalejších připojeních tehdy, kdy ostatní nástroje nestačí
Nevýhody
- Nutnost stažení aplikace
- Absence češtiny
- Omezené funkce ve verzi zdarma
- Bezpečnostní problémy
Checklist pro výběr nástroje
„Mnoho týmů stále není dobře připraveno na týmový home office, zejména pokud dosud sázeli hlavně na časté porady a průběžnou osobní komunikaci v kanceláři,“
Další sekce z kategorie Nástroje
Zajímají vás jiná témata? Napište nám na hello@coworkbooking.com