Virtuální meetingy | Business.coworkbooking.com

Každý z nás zažil meetingy, kde se vlastně nic moc nevyřešilo a kde meeting možná nebyl vůbec potřeba. Před svoláním každého meetingu se proto ujistěte, že dané téma nelze vyřešit jinak.

Nebuďte ten člověk, který svolává konferenci, místo aby poslal e-mail. Nebo aby sepsal krátký dokument. Nebo poslal dotaz do chatu. Nebo nakreslil obrázek.

Příprava: základ úspěchu

Akceschopný virtuální meeting začíná přípravou. Za přípravu i průběh odpovídá ten, kdo meeting svolal. Proto je ideální, když má k ruce i zapisovatele - svolavatel se tak může soustředit na řízení.

Pojmenujte správně událost v kalendáři

Aby bylo jasné, čeho se meeting týká a co se má vyřešit. Lepší než “Plán rozpočtu” je “Sestavit rozpočet na Q2/2021.”

Připravte událost v kalendáři

Pozvěte správné lidi (méně je lépe - rychlejší i levnější meeting).
Přidejte odkaz na videohovor.
K události vložte agendu meetingu.
Připojte do poznámek očekáváné výstupy - např. Tabulka s rozpočtem, Zadání pro vývojáře apod.
Nastavte upozornění 5-10 minut předem. Ať kolegové zabráni do práce nezapomenou přijít a nerušíte je zbytečně brzy.
Připojte odkazy na užitečné materiály nebo projekty, které by si měli účastníci projít.
Vyžaduje-li téma přípravu a seznámení se s konkrétními materiály, upozorněte pro jistotu účastníky dalším mailem. Uživatelé často text pozvánek přehlédnou.
Každý člen by si měl zkontrolovat techniku těsně před začátkem meetingu. Funguje internet, zvuk i mikrofon?

Takhle to může vypadat v kalendáři (na ukázku Google Calendar). Google Calendar vám automaticky vytváří i odkaz na virtuální meeting pomocí nástroje Google Meet.

Během hovoru

Začněte včas.
Pokud má někdo nízkou kvalitu zvuku, upozorněte ho na to. Pokud vás ruší zvuky v pozadí, můžete vypnout ostatním účastním mikrofon.
Small talk na začátku, pokud pracujete dlouhodobě na dálku. Jednak utužíte vztahy, jednak budete výkonnější. Pokud má někdo nějaké problémy, za chvíli musí jít nebo se špatně vyspal, ostatní k němu budou přistupovat trochu jinak.
Na úvod zopakujte, co se bude řešit a jaký výsledek očekáváte.
Ověřte připravenost - pokud ji někdo nedodržel, zvažte, zda má smysl pokračovat nebo zda meeting přesunout.
Zapisovatel může sdílet plochu se zápisem. Měly by být vidět úkoly, jejich majitelé a termíny. Zapisovat můžete rovnou do softwaru na projektové řízení.
Pokud se téma začne stáčet jinam, nabídněte, že toto téma proberete na konci.
Shrňte, na čem jste se dohodli a ujistěte, že další kroky jsou všem členům jasné.

Po hovoru: Další kroky

Nasdílejte zápis, úkoly, jakýkoliv výstup, který vznikl.
Ujistěte se, že nikdo na své úkoly nezapomněl a že na nich pracují. Tyto úkoly jsou ideálně vedené v projektovém softwaru.
Průběžně úkoly kontrolujte. Zvlášť pokud máte pocit, že by se na nich mělo dělat a nedělá.

Vybavení

Vyplatí se investovat do dobrého vybavení. Ať už pro eliminaci technických problémů (viz výše), tak pro nižší vyčerpanost.

Lidský mozek v případě videohovoru totiž musí kompenzovat drobnou prodlevu v reakcích, poradit si s ruchem nebo krátkými výpadky a ještě se soustředit, aby virtuálnímu meetingu přispěl.

Rychlé připojení, kvalitní sluchátka a mikrofon zvýší komfort všech zúčastněných. A rychlé připojení najdete téměř v každém coworkingovém prostoru, s jehož výběrem vám můžeme pomoct.