Systém práce s úkoly

Pište si vše, co nechcete zapomenout

Jedno je jisté, hlava je skvělé paměťové médium, ale pokud jde o vybavování si informací ve správný čas a na správném místě, není na ni stoprocentní spolehnutí. Proto, chcete-li hlavě pořídit skvělého parťáka, najděte si co nejjednodušší systém, který jí odlehčí od nutnosti udržovat přehled o vašich závazcích.

Pokud pracujete s jednotkami úkolů, pravděpodobně nepotřebujete nic robustního, vystačíte si s papírovým notýskem a diářem, případně jednoduchým nástrojem, jako jsou třeba Připomínky od Apple nebo Úkoly od Google. Spravujete-li větší množství úkolů, termínů a projektů, rozhodně se vyplatí investovat čas do studia pokročilejších nástrojů, jako je Microsoft ToDo, Things, Omnifocus, Todoist nebo TickTick, které umožňují lepší filtrování úkolů a třeba i sdílení a delegování úkolů.

Řídíte-li větší projekty a spolupracujete-li s více lidmi či týmy, sáhněte po robustnějších nástrojích, jako je Trello, Asana nebo české Freelo, které jsou právě pro lepší spolupráci vyvíjeny.

Princip však vždy zůstává stejný. Udržujte systém kompletní, pište do něj vše, na co nechcete myslet a co nechcete zapomenout. Odměnou vám bude skvělý přehled o tom, co a kdy máte dokončit, lepší soustředění a rozhodování o prioritách.

Pravidelně třiďte shromážděné informace

Pokud praktikujete v GTD doporučovaný princip zapisování záležitostí, úkolů a informací do tzv. Inboxu, což je vstupní schránka sloužící právě pro okamžité a bleskurychlé odkládání nahodile přicházejících podnětů, alespoň jednou denně ji zpracujte.

Pro zpracování můžete zvolit jednoduchý 4D princip, který jednak pomáhá s rychlým rozhodováním o tom, co ve svém systému budete dál držet, ale také s minimalizací dlouhých seznamů úkolů. Vezměte nashromážděné informace a postupně se ptejte na čtyři klíčové otázky:

Díky postupnému odbavování nově příchozích záležitostí budete získávat kontrolu nad svými závazky a odměnou vám bude systém, který udržuje kompletní informace o tom, co a kdy chcete stihnout.

Dbejte na kvalitu systému

Kvalitní systém není založen na tom, do jaké míry splňuje kritéria nastolená v různých metodikách, ale na tom, že je vám každodenní oporou v rozhodování se, do čeho se ten který den pustíte. Jinými slovy měl by být perfektním zdrojem pro plánování vaší práce. Zároveň umožní vaší hlavě soustředit se na provedení těch nejdůležitějších úkolů.

Co konkrétně by měl váš systém nabídnout?

• Místo, kam rychle a automaticky odkládáte nové úkoly a informace
• Seznam dalších kroků, do kterých jste se rozhodli v budoucnu pustit
• Přehled o termínech, kdy mají být úkoly dokončeny
• Seznam delegovaných úkolů, které chcete kontrolovat
• Přehled potenciálních nápadů, úkolů a projektů, pro které ještě není správný okamžik

Jedině tak pomůže vaší hlavě v tom, aby nemyslela na to, co má udělat, ale na to, jak v rámci dané činnosti dosáhnout co nejlepšího výsledku.

Nebojte se odkládat

Nechte to, co vám zrovna dnes přišlo jako super nápad, uzrát. Vytvořte si ve svém systému místo (třeba seznam Někdy/Možná úkolů), kam budete odkládat nové nápady, a občas se k němu vracejte a nápady znova vyhodnoťte. Uvidíte, že řada z nich vám s odstupem času nepřijde až tak zajímavá. A ty zásadní věci se budou vracet a vykvetou.

Zaveďte týdenní revize

Stejně jako váš dům či byt je dobré i váš systém jednou za čas uklidit. Pro udržení krátkodobé kontroly je dobré vyhradit si na konci týdne čas pro týdenní aktualizaci, tzv. revizi systému.

Během revize je dobré soustředit se na několik jednoduchých kroků:

• Zpracujte nezpracované Inboxy. I když najdete ke zpracování vašich Inboxů čas pravidelně na konci každého dne, stane se, že některé z nich začnou nabývat na objemu. V rámci týdenní revize použijte 4D pravidlo na všechny Inboxy, se kterými pracujete.
• Zkontrolujte delegovanou práci. Vezměte si k sobě seznam delegovaných úkolů, ověřte jejich stav a případně stanovte další kroky, které budou potřeba pro včasné dokončení těch závazků, které jste předali na někoho jiného.
• Projděte si svůj kalendář za posledních 14 dní. Mnohdy vás u toho napadnou nové další kroky, které nebyly po skončení událostí zřejmé. Nebo jste je prostě zapomněli zapsat.
• Zkontrolujte v kalendáři další dva až čtyři týdny dopředu. Měli byste splnit nějaký úkol ještě předtím, než událost proběhne? Pokud ano, máte tento další krok poznamenaný mezi svými úkoly s odpovídajícím termínem? Pokud ne, doplňte jej do svého systému.
• Naplánujte další týden. Víte, co čeho se příští týden pustíte a kdy? Jsou to skutečně ideálně jen ty nejdůležitější úkoly? Mějte alespoň přibližný plán. Protože pokud nevíte, do čeho se pustíte, mnohem pravděpodobněji budete pracovat na věcech, které vám náhodou přistanou na stole a třeba až tak důležité nebudou.
• Prohlédněte si své cíle a záměry. Máte pro práci na nich vyhrazený příští týden prostor? Stačí jeden drobný krok denně. Ale udělejte alespoň něco.

Díky pravidelnému úklidu získáte větší kontrolu nad svými závazky. A uděláte se svého systému ještě lepší oporu.

 

Checklist