Používejte systém
Pokud budete mít své nebo týmové úkoly jen v hlavě nebo na papírech, brzy se do toho zamotáte. A když budete neustále volat kolegům, abyste zjistili, v jakém stavu úkol je, týmová efektivita výrazně klesne.
Přečtěte si také
Jaký efektivně pracovat s vlastními úkolyŘízení týmu a projektu
Vyberte si jeden z vhodných nástrojů. Většinu komunikace odbavíte skrze něj. Vše bude snadno dohledatelné a kolegy nerušíte při soustředěné práci.
Zadání úkolu
Pro maximální produktivitu dohlédněte na to, aby každý z úkolů obsahoval následující body.
Majitel úkolu
Každý úkol má právě jednoho majitele, který zodpovědný za jeho splnění.
Popis
Popište úkol tak, aby byl členům jasný.
Očekávaný výstup / cíl
Třeba dokument, grafický návrh nebo prezentace.
Další materiály
Pokud jsou třeba k vyřešení další podklady, doplňte je. Složky, dokumenty, odkazy.
Diskuze s dotazy / překážkami
Ostatní členové se mohou doptávat a informovat o průběhu v komentářích.
Termín
Každý úkol by měl mít svůj termín. Pokud se jej nepodaří do termínu splnit, měl by být důvod napsán v komentářích.
Na ukázku zadání úkolu v Asaně. Úkol má přiřazeného právě jednoho řešitele, obsahuje potřebné materiály i stručný popis očekávaného výstupu. A formou komentářů můžete sledovat. Zároveň si pomocí tagu můžete označit stav úkolu a nastavit prioritu, podle které členové týmu začnou jednotlivé úkoly odbavovat.
Tip:
Označujte úkoly dle toho, zda na nich někdo pracuje, někdo na něco čeká nebo zda jsou hotovy. Mnohem lépe se vám coby manažerovi bude v systému orientovat.Dokumentujte
Složitejší problémy, procesy nebo projekty.
Základní popisy nebo fungování projektu je dobré mít někde sepsané. Členové nemusí komunikovat v reálném čase a nováčci si rychle udělají o projektu přehled.
Vy zároveň nebudete muset každému vysvětlovat základní specifikace projektu.
Přečtěte si také
Jaké nástroje vám pomohou s projektovým řízením
Checklist
Další sekce z kategorie Vzdálené řízení týmu
Zajímají vás jiná témata? Napište nám na hello@coworkbooking.com